Si la logistique événementielle a longtemps été sous-estimée et négligée, elle retrouve de plus en plus sa place dans la planification d’un projet événementiel.
L’organisation d’un événement est une activité plutôt complexe avec de nombreuses exigences. Entre l’identification et le regroupement du matériel et des ressources indispensables, elle nécessite du travail en amont et en aval.
La logistique événementielle joue un rôle primordial dans l’organisation d’un événement et peut vous aider à atteindre plus facilement votre objectif. De quoi s’agit-il donc ? Quels sont les principaux éléments qui la composent ? Voici toutes les réponses à vos interrogations.
Qu’est-ce que la logistique événementielle ?
La logistique événementielle désigne l’application de la logistique à l’organisation d’événements. Plus explicitement, elle désigne le recensement, le regroupement et l’acheminement de toutes les ressources indispensables à l’organisation, à la réalisation et à la réussite d’un événement.
Il est donc normal qu’elle occupe une place de choix dans le processus de planification et de gestion des projets événementiels. Elle peut s’appliquer à tous les types de manifestations :
- séminaires d’entreprise ;
- salons professionnels ;
- événements sportifs ;
- concerts ;
- réceptions privées (mariages, soirées…) ;
- rendez-vous institutionnels ;
- productions cinématographiques (documentaires, films, reportages…) ;
- événements culturels (spectacles, festivals, concerts…), etc.
De manière spécifique, pour le prestataire, la logistique événementielle est un métier qui consiste à gérer la logistique d’une manifestation. Le logisticien événementiel a donc pour mission de prévoir dans les moindres détails chaque activité du projet événementiel et d’anticiper les différents problèmes qui pourraient survenir.
Quels sont les éléments clés de la logistique événementielle ?
L’organisation d’un événement dépend étroitement de sa nature. Il en va de même pour la logistique événementielle qui varie d’une manifestation à une autre. Cela est d’autant plus vrai que plusieurs paramètres sont à considérer dans l’organisation d’événements :
- le lieu ;
- la durée de l’événement ;
- le matériel nécessaire ;
- le budget disponible ;
- le programme ;
- le nombre de personnes invitées ;
- l’expertise nécessaire, etc.
Pour la réussite de votre événement, il est donc primordial de bien analyser chacun de ces éléments afin de mieux comprendre le projet et définir le ‘schéma’ logistique, quel que soit votre secteur d’activité.
La nature de l’événement
Comprendre la nature d’un projet événementiel constitue la toute première étape du processus de sa réalisation. Pour cela, vous devez vous poser deux principales questions : Qui ? & Quoi ?
La première question vous aidera à mieux connaître l’identité du porteur du projet et ses valeurs, qu’il s’agisse d’un particulier, d’une entreprise ou d’une association, afin de mieux vous occuper de la logistique. D’un autre côté, elle vous aidera à mieux appréhender le type de convives et leur nombre.
La seconde question, quant à elle, sera indispensable pour comprendre la nature de l’événement. Vous pourrez alors éviter plus facilement quelques erreurs de jugement. En effet, il serait inapproprié de choisir une salle immense avec des jeux de lumière pour des séminaires d’entreprise. Cette interrogation vous aidera donc à mieux choisir les différents éléments à introduire dans le projet logistique.
Pour finir avec cette étape de maîtrise du projet, pensez également à vous renseigner sur la durée et le programme de l’événement.
Le choix du lieu
Réussir l’organisation d’un événement implique également de bien choisir le lieu de sa tenue. Élément important, ce dernier est au cœur de toutes vos actions et de vos inquiétudes. Autrement dit, le lieu est au centre de la logistique événementielle, des problèmes que vous rencontrez et des solutions que vous apportez.
Pour mieux définir le lieu de l’événement, divers critères peuvent être considérés, notamment la situation géographique, les dimensions, la disponibilité d’un espace extérieur, le style, la logistique déjà disponible sur place, etc.
En prenant en considération tous ces critères, vous parviendrez à choisir le lieu de déroulement de l’événement, quand bien même cette tâche vous prendrait un peu de temps. Ne manquez surtout pas de visiter l’espace pour mieux vous y projeter et définir les différentes améliorations à effectuer.
La date
À l’image du lieu, la date constitue également un détail important pour une logistique événementielle réussie. Connaître la date vous évitera, en effet, de prendre du retard dans vos tâches.
Si une date a déjà été choisie, vous devez la connaître pour mieux organiser votre travail. Vous pourrez alors fixer des deadlines pour que tous les éléments soient prêts à temps.
Rappelez-vous que la nature de l’événement est un indice pour définir la date d’un événement (weekend ou jour ouvrable).
L’expertise
Il est évident que vous ne pouvez pas vous occuper de toutes les activités relatives à la logistique événementielle par vous-même. Tel un chef de projet, vous devez donc choisir vos prestataires pour bénéficier d’une expertise et d’un savoir-faire de qualité.
Il s’agit notamment des organisateurs, des animateurs, des hôtesses d’accueil, des conférenciers, des photographes, des traiteurs, etc.
Au-delà de l’expertise humaine, il faut également penser aux différents éléments techniques indispensables à la bonne tenue de l’événement : projecteurs, décoration, sécurité, etc.
Quelles sont les missions d’un chargé de logistique événementielle ?
Toutes les manifestations sont idéales pour faire appel à un chargé de logistique événementielle. Si les préparatifs varient d’un événement à un autre, le principe demeure le même. Vous pouvez vous adresser à un responsable logistique ou à une agence événementielle à même de vous proposer toute une équipe logistique.
Le chargé de la logistique ou l’agence événementielle intervient en amont, pendant et en aval de la tenue de votre manifestation. Ce prestataire gère la logistique et s’occupe de différentes tâches :
- établir la liste de tous les besoins en matière de logistique (sonorisation, stationnement, signalisation, luminaires…) ;
- planifier l’acquisition des différents éléments, leur transport et l’accueil des invités ;
- installer le matériel et faire les différents essais pour s’assurer de son bon fonctionnement ;
- s’assurer du bon déroulement du programme ;
- ranger le matériel à la fin de l’événement.
Le principal avantage de faire appel à un responsable logistique, c’est que vous bénéficiez de son expérience en logistique. Vous ne perdrez donc pas votre temps à organiser votre propre projet puisqu’il se charge de la logistique sur la base des données que vous lui fournissez.
Prêt à gérer la logistique de votre prochain événement ?
La gestion de la logistique des événements nécessite une réflexion approfondie et une surveillance attentive tout au long du cycle de vie de l’événement. Être au point avec le côté logistique de votre planification garantit une exécution sans faille de l’événement et améliore radicalement l’expérience des participants.
