Plus qu’un organisateur événementiel, le prestataire événementiel est la pierre angulaire de la réussite de votre événement. Ce professionnel jouit d’un savoir-faire précis dans l’élaboration ou l’exécution de votre projet événementiel permettant d’anticiper les aspects cruciaux et même les détails nécessaires pour le succès de votre initiative.
Cela suppose que, selon la complexité de votre manifestation et la qualité de services que vous exigez, vous ne pouvez vous passer d’un, voire de plusieurs prestataires événementiels spécialisés.
Pour votre fête privée, votre salon professionnel ou encore votre évènement grand public, il est donc important d’être bien organisé et de s’entourer de prestataires événementiels indispensables pour vous accompagner dans vos challenges.
Un prestataire clé pour un service sur mesure
Que ce soit pour un évènement d’entreprise ou une activité privée, il existe une interrelation entre le succès de votre évènement et les services d’un prestataire. De même, entre lui et l’organisateur ou le chef de projet événementiel s’établit une interaction à toutes les étapes de l’événement garantissant son bon déroulement. Il est donc l’un de vos interlocuteurs privilégiés.
L’intervention d’un prestataire événementiel est avant tout basée sur un savoir-faire technique. Spécialisé dans un ou plusieurs aspects de la mise en route de votre projet événementiel, il vous accompagne efficacement avec les meilleures solutions existantes sur le marché. Il s’impose un niveau d’exigence adapté à la qualité de service que vous souhaitez obtenir. Il vous fait gagner un temps précieux dans votre projet grâce à son professionnalisme.
De plus, un prestataire événementiel de confiance dispose d’équipements de qualité, d’une expérience solide et certainement d’une équipe de professionnels. Il peut alors fournir des services alignés sur les objectifs, sur le thème de la manifestation et sur votre budget. Il propose un accompagnement sur mesure et un service de haute qualité pour sublimer votre évènement et faire sensation auprès de vos cibles. Ce qui est d’ailleurs un point positif pour booster la valeur de votre entreprise ou votre marque au regard de votre personnel ou de vos clients.
Les prestataires événementiels indispensables à votre évènement
En principe, quel que soit le type de votre événement, vous avez besoin de plusieurs éléments que vous pouvez trouver chez un seul prestataire. Celui-ci peut vous proposer plusieurs formules de prestations événementielles avec des tarifs variés. Ainsi, vous aurez à opérer un choix en fonction de vos besoins et de vos moyens. L’autre point positif c’est que vous aurez affaire avec un interlocuteur unique qui est au contrôle de toute l’organisation de votre manifestation.
L’autre approche consiste à recourir à un prestataire pour chacun des aspects que vous jugez incontournable à la tenue de votre évènement. Vous devez soigneusement choisir les professionnels ou l’agence qui s’occupera de ces prestations événementielles indispensables.
Les prestataires pour la logistique événementielle
La logistique est le nœud central sur lequel vous devez vous focaliser afin de rendre votre évènement satisfaisant pour vos cibles. Ainsi, que vous l’appelez chef ou responsable de projet, le professionnel assigné à ce poste reste le maître d’orchestre de votre événement.
En amont, il dresse une liste des besoins en se basant sur le concept de l’événement. Traiteurs, décorateurs, hôtesses d’accueil d’événementiel, agents de sécurité événementiels… Il collabore avec tout le monde afin qu’aucun détail ne lui échappe. Il définit les modes d’acquisition du matériel nécessaire, répartit les tâches et veille à leur exécution dans les délais.
Afin de prévenir tout stress de dernière minute susceptible d’entacher l’expérience des convives, il anticipe toujours un plan B, voire un plan C. Avec sa check-list, il vérifie le jour J que tout est en ordre et que chacun exécute les tâches qui lui incombent dans le bon timing.
Une fois l’événement achevé, il coordonne le rangement de toute la logistique exploitée, en évitant les pertes et les dégradations.
Les maîtres du fourneau et du bar
Sélectionnés plusieurs semaines avant la date de votre évènement, les experts du buffet et des cocktails vous proposent des menus qui collent à votre thème. Grâce à leurs vastes connaissances des préparations de toutes les origines du monde, ils peuvent vous offrir un festival de saveurs pour les papilles.
Ils s’assurent du respect des quantités prévues et assurent une hygiène irréprochable pour toutes les préparations qu’ils proposent. Surtout, ils attachent de la priorité à satisfaire toutes les préférences et tous les régimes alimentaires.
Les as de la décoration
Votre événement doit pouvoir faire voyager vos invités dans l’univers que vous souhaitez. Pour cela, le décorateur événementiel maîtrise l’art de la scénographie avec un large tableau thématique pour les événements privés ou professionnels.
Il propose une prestation sur mesure en opérant des choix esthétiques s’alliant avec le thème afin d’impressionner tous les participants. Il agence les couleurs, les motifs et tous les ornements adaptés à l’aménagement de tous les coins du lieu sélectionné et de tous les meubles utilisés lors de la manifestation.
Les prestataires spécialistes de l’animation et du digital
Grâce aux spécialistes de l’animation, vous garantissez des moments de distraction et de découverte uniques à vos convives. Tout comme la décoration, l’animation de votre évènement capte l’attention de vos cibles en créant une ambiance festive, amusante et conviviale. Selon le spectacle choisi, le prestataire de l’animation vous suggère une diversité d’animations à savoir :
- les effets de lumières et de sonorisation ;
- les animations artistiques et les shows ;
- les animations sportives et les jeux de compétitions ;
- les animations de team building ;
- les animations musicales, photo et vidéo ;
- etc.
De même, avec le développement de la technologie, presque aucun événement ne se conçoit aujourd’hui sans un clin d’œil au digital. Ce dernier facilite la compréhension de l’événement et décuple le plaisir que les cibles éprouvent à son contact. Votre prestataire peut alors réaliser des animations holographiques et recourir à des solutions de réalités virtuelles ou augmentées pour sublimer votre évènement.
Prestataire événementiel, une question de profil et d’expérience
Le choix de votre prestataire doit reposer sur vos besoins prioritaires. C’est un travail préalable à faire au moment de l’élaboration de votre projet. Cela suppose donc que vous avez bien analysé vos besoins et que vous avez identifié les postes indispensables au succès de votre évènement. Après ce travail préliminaire, il vous faut, ensuite, recruter votre prestataire. Notez que, pour les événements d’entreprises, les besoins diffèrent des manifestations à but commercial ou privé.
Optez toujours pour la voie de la compétition. Sondez le marché en vous attardant sur les références de prestataires techniques que vous identifiez, notamment leurs domaines d’expertise, leur expérience et leur réputation. Ils doivent vous fournir des compétences essentielles au type de votre évènement et savoir s’adapter parfaitement à vos exigences et à vos moyens.
Quelles que soient vos préférences, vous trouverez certainement un prestataire événementiel réactif, souple et disponible. Pour une excellente collaboration et un événement unique, à l’image de votre entreprise, de vos collaborateurs et de vos clients, sollicitez toujours les professionnels du métier.
