Voici un guide pratique pour vous aider à bien lancer votre activité d’organisateur d’événements et à vivre pleinement et paisiblement cette nouvelle expérience. Gardez juste une idée en tête : il faut sortir du lot !
Un organisateur d’événements ou event planner c’est avant tout un métier plein de challenge. C’est un véritable chef d’orchestre qui conçoit et exécute des manifestations de A à Z, pour des clients privés et/ou professionnels.
L’activité d’organisation d’événements sollicite de nombreuses compétences et qualités de la part de son pratiquant. Avec une bonne dose de créativité et d’impressionnantes aptitudes en gestion d’événements et d’imprévu, les organisateurs d’événements mettent tout en œuvre pour satisfaire les exigences du client.
Cela reste tout de même une activité passionnante et, pour en faire son métier, il faut justifier un cursus académique adapté, mais aussi d’une maîtrise remarquable.
Organisateur d’évènements : rôle et missions
Dans le secteur de l’évènementiel, l’organisateur est sans nul doute le « maestro » et en même temps l’exécutant sur qui repose la réussite d’une manifestation. Au service des particuliers, mais aussi des entreprises, ce manager apporte son savoir-faire aussi bien à l’étape de l’élaboration du projet événementiel qu’à l’étape de son exécution.
En effet, celui-ci conçoit des événements aux diverses fins :
• Célébrations (foires, défilés, mariages, retrouvailles, anniversaires, réceptions)
• Formation/Information (conférences, réunions, séminaires, remises de diplômes)
• Promotions (lancements de produits, rassemblements politiques, défilés de mode)
• Commémorations (mémoriaux, événements civiques)
Cette liste n’est pas exhaustive, mais comme l’illustrent les exemples, les manifestations peuvent être privées ou liées aux affaires, de petite ou grande envergure.
L’organisateur d’événements crée des concepts soit sur sa propre initiative, soit à partir d’un cahier des charges fourni par ses clients. Il peut, toutefois, se spécialiser dans un type d’évènements en particulier et n’apporter son expertise technique et intellectuelle que dans ce créneau.
Dans l’un ou l’autre des cas, l’event planner présente des options techniques et esthétiques en lien avec l’objectif et la cible de l’événement à venir. Il s’occupe des aspects marketing et de la communication pour maximiser la visibilité du projet et l’intérêt des cibles. Il reste à l’écoute des exigences de ceux qui le consultent et les oriente dans des choix logistiques et économiques pertinents et adaptés au standing souhaité pour la manifestation.
L’organisateur événementiel intervient également le jour J pour déployer le plan d’actions élaboré d’avance par ses clients. Cela suppose qu’on le sollicite, entre autres, pour ses compétences de coordinateur des différents professionnels associés à la rencontre, dans le respect du calendrier établi et du budget disponible. Il s’assure que chacun des prestataires accomplit convenablement sa tâche avec sérieux. Il anticipe les imprévus et règle tous les détails sans que les convives ne s’en aperçoivent.
Pourquoi solliciter un organisateur événementiel ?
Cette question a une réponse simple : beaucoup de personnes trouvent souvent qu’elles manquent d’expertise et de temps pour organiser elles-mêmes des événements. Des organisateurs indépendants peuvent intervenir et accorder à ces événements spéciaux l’attention qu’ils méritent.
Quel cursus suivre pour devenir organisateur d’événements ?
On a tendance à dire qu’on peut accéder à plusieurs métiers de l’évènementiel sans un diplôme particulier. Si cela est possible dans un passé assez récent, on constate de plus en plus que le secteur amorce une spécialisation des curricula.
Ainsi, de nombreux centres de formation et des universités proposent des programmes en présentiel ou en ligne permettant d’embrasser un ou plusieurs métiers dans le domaine.
En ce qui concerne l’organisation d’événements, une Licence en commerce ou en communication événementielle reste une porte d’entrée dans la profession et permet de débuter dans le poste d’assistant-organisateur d’évènements. À moins de disposer de nombreuses expériences et une belle renommée, ce diplôme ne garantit pas d’emblée qu’on se voit confier une mission d’organisateur.
Il faut souligner qu’il est question d’un métier de management. Il est recommandé de poursuivre le cursus universitaire au second cycle. Et pour cause, de nombreux clients et agences événementielles qui recrutent exigent un master ou un niveau Bac+5 en commerce ou en communication événementielle pour des missions d’event planner.
C’est d’ailleurs un atout pour le professionnel, car un meilleur grade lui garantit un salaire plus intéressant. Dans une agence, un organisateur d’événement en début de carrière peut gagner en moyenne 1750 € brut par mois. Avec un peu plus d’expérience à son actif, son salaire peut évoluer jusqu’à 2200 €. Toutefois, en travaillant en freelance, la rémunération reste négociable en fonction des paramètres liés à la mission (durées, sites, commodités d’hébergement et de transport, etc.). Ceci dit, il faut plus qu’un diplôme et des expériences pour faire un event planner accompli.
Quelles sont les Qualités requises pour devenir organisateur d’événementiel professionnel ?
L’organisateur d’événement doit être en mesure de planifier et de conduire des manifestations attrayantes pour les participants. Il doit être à l’écoute des attentes de son client et s’assurer de le satisfaire en prenant des décisions efficaces et pertinentes pour tous les aspects de l’évènement. Cela revient à gérer le travail des décorateurs, des animateurs, du présentateur, du personnel d’accueil, du traiteur, de la sécurité, etc. En gros, l’event planner doit être opérationnel sur tous les fronts.
À cet effet, il doit faire preuve de créativité et avoir de la facilité à prendre des initiatives afin de proposer à ses clients et aux cibles des idées et des événements originaux. Il doit également disposer d’une grande capacité d’adaptation à tous les facteurs de stress et avoir un sens du détail et de l’organisation assez poussé. Il doit avoir un esprit d’analyse très pointu pour anticiper les imprévus et agir en conséquence.
L’organisateur est au contact direct avec les fournisseurs, les prestataires et le client. Ainsi, chaque événement qu’il administre constitue pour lui une occasion pour réseauter et agrandir son relationnel/carnet d’adresses.
Avant de se lancer dans le métier d’organisateur d’événements
La profession d’event planner, tout comme le secteur de l’événementiel en général, reste avant tout passionnante. Et cette passion doit animer toute personne qui y aspire. Afin de faire une belle carrière dans ce domaine, il faut d’abord définir son plan de carrière.
Pour un début, travailler auprès d’une agence est une bonne option à envisager. Cela permet de se faire une expérience et de créer un carnet d’adresses avant de démarrer à son propre compte ou d’installer sa propre agence.
Aussi, bien que la polyvalence constitue un atout en faveur de l’organisateur d’événements, la spécialisation lui offre plus de possibilités, lui permet de mieux développer sa stratégie marketing et mieux cibler les besoins des consommateurs. Il lui faut alors bien choisir son créneau d’évènements (culturels, sportifs, musicaux, etc.), des profils types de clients potentiels (les particuliers ou les entreprises) ou encore uniquement des manifestations haut de gamme. Il se construira ainsi rapidement une renommée.
Un dernier conseil, mais pas le moindre : il faut observer les tendances qui connaissent du succès et se renouveler en permanence. Le secteur est en constante mutation et seules les personnes qui se démarquent peuvent y faire long feu.
