Organiser un événement n’est pas une tâche simple. Il faut relever divers défis et identifier les étapes clés pour assurer son succès.
En fait, la réussite d’une initiative dans l’événementiel devient de plus en plus un challenge face à la créativité débridée des professionnels du secteur. Et quelle que soit son envergure, les organisateurs ambitionnent toujours de faire parler de cette initiative pour avoir un grand impact en termes de visibilité et de notoriété.
A noter que si une manifestation jouit d’un bon buzz, c’est qu’on l’a planifiée et organisée avec une totale efficacité. C’est dire que pour organiser un événement à succès, une excellente maîtrise des étapes à franchir s’avère indispensable.
Les enjeux de l’organisation d’un évènement réussi
Organiser un événement, professionnel ou privé, est toujours motivé par un objectif. Si, pour les privés, la manifestation se limite à commémorer un moment inoubliable d’une vie, à partager un instant convivial avec des proches et des amis, pour les entreprises, elle va au-delà…
En effet, pour les professionnels, une action événementielle interne ou externe comporte des enjeux majeurs, notamment pour rehausser leurs performances. En organisant un séminaire d’entreprise, un team building ou un spectacle privé pour ses collaborateurs ou les partenaires d’affaires, on améliore l’ambiance de travail en créant des liens solides et une meilleure cohésion.
L’organisation d’un événement constitue également une occasion propice pour mettre en valeur son image et rester concurrentiel sur le marché. On prévoit des activités pour impacter ses clients à travers des actions de marketing originales. Et en misant sur l’aspect ludique, humain et éco responsable lors du lancement d’un produit, d’une vente promotionnelle, d’une foire ou d’un festival, on garantit un plus grand intérêt de la cible pour l’entreprise ou la marque organisatrice de l’événement. De même, on mesure plus facilement son influence commerciale.
Dans l’un ou l’autre des cas, il est important d’organiser son événement avec beaucoup de professionnalisme afin de permettre aux participants, à l’audience ou aux clients de garder de belles impressions. Et cela passe certainement par une préparation conséquente et une bonne dose de créativité.
Organiser un évènement : les étapes à ne pas rater
La préparation représente la ligne de départ de la course vers la réussite de votre évènement. C’est une évidence qu’un départ mal engagé reste difficile à rattraper. Pour cela, on procède par étape en commençant par :
Identifier son (ou ses) objectif(s) et sa cible
La définition de l’objectif répond essentiellement à la question « pourquoi voudrais-je organiser cet évènement X ? ». Et la réponse à cette interrogation varie selon que la manifestation concerne la sphère privée ou qu’elle se tient dans le cadre des activités d’une entreprise.
En spécifiant le but du projet, on sait mieux à qui l’adresser. Tout rassemblement cible nécessairement un profil de personnes selon les résultats qu’on recherche. Ce qui permet d’ailleurs d’orienter plus efficacement les moyens et les ressources.
Élaborer un plan d’actions
Cette phase comporte plusieurs petites actions et consiste à prévoir des aspects spécifiques à l’organisation de l’événement à savoir :
- Le mode d’organisation de l’événement : gestion en interne ou externalisation ;
- Le délai et la date de tenue de la rencontre ;
- Le lieu adapté pour accueillir les participants tout en pensant au nombre de places, au confort, à la sécurité, au parking, etc ;
- Une liste de tâches alignée sur un chronogramme d’exécution avec les personnes en charge de chacune d’elles ;
- Le matériel et la logistique (hébergement si nécessaire, restauration, etc) utile à la réussite de l’évènement
En retraçant chacun de ces aspects, cela suppose qu’on a au préalable en tête le type d’événement qu’on veut mettre sur pied.
Le plan d’actions permet d’avoir une vue d’ensemble de l’étendue du travail à faire et de prévenir les mauvaises surprises.
Définir un budget prévisionnel
Le budget dictera de nombreux éléments différents de l’événement, donc même si on n’a pas besoin que tout soit gravé dans le marbre, il est important d’avoir au moins un aperçu de son estimation budgétaire avant de planifier quoi que ce soit d’autre.
En lien avec le lieu, le matériel, la logistique et les ressources humaines, la budgétisation du projet consiste à attribuer un montant précis pour l’exécution d’une tâche bien définie (ou créer un budget par poste).
On se demande parfois comment savoir quel montant affecter à telle rubrique. Il suffit de faire un repérage et de se renseigner sur les prix pratiqués sur le marché. Il n’est pas exclu que ces prix varient entre la période de planification et le jour J. C’est pourquoi en prévision de toute inflation, on définit une petite majoration ou une rubrique spéciale pour les imprévus.
Une fois qu’on a sécurisé certains fournisseurs, il convient de s’assurer également de mettre à jour le budget avec ses dépenses réelles. Cela aidera à évaluer la performance de son événement.
Déployer un excellent marketing
La communication et le marketing événementiel restent le moyen ultime pour susciter l’intérêt de vos cibles pour l’évènement.
Vous pouvez utiliser différents canaux pour promouvoir votre événement : publicité, marketing sur les réseaux sociaux, partage d’un communiqué de presse sur l’événement, campagne e-mailing, etc. Cependant, la meilleure approche consiste à concevoir votre effort marketing en fonction de vos participants cibles : leurs comportements en ligne, la manière dont ils découvrent les nouveaux événements, les canaux qu’ils fréquentent, etc.
Pour les manifestations internes aux entreprises, l’audience qu’on attend est souvent restreinte aux personnels ou aux partenaires d’affaires. Il convient donc de procéder par une invitation par mail.
Pour un public plus large, les canaux utilisables sont multiples, à savoir, les réseaux sociaux, la presse, la télé, les campagnes d’affichages publicitaires, etc. La stratégie en elle-même ainsi que son contenu doivent être suffisamment engageants. Ceci pour capter l’attention des potentiels participants et leur donner envie d’acheter les billets, de participer et même d’inviter d’autres personnes. Le street marketing constitue un bon point de départ.
Recruter des prestataires émérites
L’organisateur d’événement ou le chef de projet événementiel ne peut à lui seul administrer la rencontre et en être la main d’œuvre. Pour garantir le succès de la manifestation, on fait toujours mieux de confier chaque aspect de la logistique à des spécialistes : des hôtesses pour l’accueil des participants et la billetterie, le traiteur pour la restauration, une société experte dans la sécurité événementielle, un décorateur pour un cadre agréable et convivial, un animateur pour divertir l’assistance, etc.
Et, pour avoir affaire à des prestataires compétents, on peut procéder à une sélection suite à un appel d’offres événementiel. Cela garantit une meilleure organisation, et surtout un meilleur ROI.
Par ailleurs, bien souvent, la meilleure façon de planifier un événement réussi est de solliciter une agence d’événements à même de gérer toutes les facettes de l’organisation, de la conception à la réalisation.
Gérer l’évènement le Jour J avec efficacité
C’est l’étape de la mise en œuvre de tout ce qui a été prévu plusieurs mois à l’avance. Et afin que chaque intervenant s’informe du moment de son passage, on prépare un agenda de la journée avec les horaires qu’on partage à tous. On effectue un briefing pour mettre tous les prestataires, responsables d’équipes et équipiers au même niveau d’information. Ainsi, on gère plus efficacement la répartition des tâches, les mesures à prendre et les imprévus.
On tient de son côté une check-list et un échéancier permettant de respecter le cahier des charges par chaque prestataire. On reste en contact permanent avec les fournisseurs pour le respect des horaires de livraison, puis on vérifie les quantités et les spécifications prévues.
On ne perd pas de vue les interventions de chacun. Comme un capitaine sur un champ de bataille, on demande régulièrement des rapports d’étapes afin d’apprécier l’efficacité des équipes et d’anticiper les mauvaises surprises.
Après l’événement, toujours faire un bilan
L’événement ne s’achève pas seulement après le départ des invités. Déjà, le jour J, on recense les tops et les flops au fur et à mesure que la rencontre se déroule. Il convient, ensuite, au lendemain de la manifestation, d’organiser une réunion de débriefing avec tous les acteurs qui ont travaillé dans les coulisses pour la tenue de la manifestation.
Bien qu’on recommande que chaque poste produise un rapport écrit, le dialogue occupe aussi une bonne place. Il ne s’agit pas pour l’organisateur de l’événement ou son client de dérouler une liste de reproches, mais de souligner les réussites et les points perfectibles. On donne la liberté aux collaborateurs de s’exprimer et à leur tour de formuler leurs suggestions pour de prochains événements, s’il y a lieu. Un rapport général à adresser au commanditaire de l’événement sanctionne la fin de la collaboration.
Ainsi, organiser un évènement semble ne rien avoir d’une tâche qu’on improvise, toutefois, il reste une activité passionnante pour les professionnels du secteur.
