Organiser une conférence nécessite une planification initiale appropriée …et un travail acharné, pour faire de votre événement un succès !
Dans son principe, la conférence réunit des participants d’un même domaine ou d’une même spécialité. On l’organise autour d’un thème précis, souvent dans un amphithéâtre où les conférenciers partagent avec l’auditoire leurs connaissances ou études sur une problématique.
Le principe d’une conférence
La conférence peut s’articuler en plusieurs séquences et s’étaler sur un ou plusieurs jours. Elle sert à sensibiliser sur une question précise, collecter des idées ou initier un changement au sein de l’entreprise. Dans ce type d’événement, les participants viennent apprendre ou recevoir des informations.
Les entreprises organisent souvent des conférences pour mobiliser les collaborateurs, annoncer un nouveau produit ou partager les résultats d’une étude.
Quel type de conférence voulez-vous réaliser ?
La conférence d’entreprise est une action de communication interne qui réunit à intervalles réguliers, généralement chaque année, différents acteurs d’une même entreprise. C’est souvent l’occasion de communiquer les résultats de l’entreprise et de renforcer la motivation du personnel autour de ses objectifs.
La téléconférence, ou visioconférence, réunit des participants situés à des endroits différents, par le biais de moyens vidéo ou informatiques. Ils peuvent communiquer et échanger depuis différentes villes ou pays autour d’un sujet donné.
Par ailleurs, une conférence internationale mobilise des intervenants de plusieurs nationalités. En général, les conférenciers-intervenants sont des experts dans leur domaine qui viennent partager leur savoir sur le thème de la conférence.
Tout commence par une bonne planification
Quel que soit le format de votre conférence, l’étape de la planification détermine la réussite de votre événement. Il est conseillé de s’y prendre plusieurs mois à l’avance pour définir le type et le contenu de la conférence, choisir les intervenants les plus intéressants et le lieu.
L’usage est d’établir un calendrier d’exécution avec des dates, des tâches, des délais, des ressources à déployer et même des responsables pour chaque mission. Vous pouvez détailler le planning jusqu’à aboutir à des tâches simples que vous confiez à un responsable unique. Cela facilite le suivi de l’avancement du projet.
Envisagez un contenu de conférence attractif et passionnant. Pensez à communiquer avec les intervenants pour lister leurs besoins et élaborer un programme en fonction de leurs contributions.
L’organisation pratique de votre conférence
Ce format d’événement consiste en une réunion plutôt formelle, avec un public relevant de la même entreprise ou du même secteur d’activité. Et comme vu plus haut, elle peut aussi se dérouler en ligne.
Maintenant, pour organiser une conférence, vous devez réfléchir à chaque étape, aux ressources dont vous avez besoin et à la charge de travail estimée. Les étapes ne sont pas strictement chronologiques – vous pouvez très bien commencer à contacter des conférenciers potentiels avant d’opter pour un lieu.
Choisir le thème
Vous connaissez sûrement le sujet de votre conférence, ceci dit pensez à bien l’exprimer. Un thème bien formulé interpelle et est facile à retenir.
Former une équipe
Montez une équipe de collaborateurs compétents pour planifier, gérer et promouvoir votre conférence. Vous pouvez déléguer la relation média, la conception des supports de communication, l’activité web, la recherche de sponsors et les demandes de subvention. Pensez à solliciter des volontaires.
Elaborer le budget
Il est impératif de définir votre budget, avec des sources de financement et des postes de dépenses.
Les postes de dépense les plus courants sont le site de l’événement, le transport et l’hébergement des conférenciers ainsi que leurs honoraires, la restauration, la communication, etc.
Fixer une date
Prévoyez au minimum un horizon de 6 mois. Évitez les dates qui tombent le week-end, pendant les vacances ou qui coïncident avec des événements spéciaux. Une fois la date fixée, vous avez un repère pour échelonner vos préparatifs.
Réserver le lieu
Vous pouvez viser des campus universitaires, des hôtels en phase avec votre budget ou d’autres établissements. Pour choisir, considérez le tarif de la location, la capacité des locaux et la localisation. Le mieux serait un emplacement un peu isolé, avec un cadre insolite propice à la détente.
Dans tous les cas, l’ambiance du site doit correspondre à l’image de l’entreprise, au public attendu et au thème de la conférence. Vous devez y disposer des installations nécessaires à votre événement à savoir : équipements informatiques, micros et sonorisation, vidéoprojecteur et connexion Wi-Fi.
L’idéal est de visiter le site avant le jour de la conférence pour vous assurer qu’il vous convient.
Organiser la restauration
Il est ici question de prévoir le café et les collations, puis de penser aux rafraîchissements en fonction de la durée de la conférence. Le plus simple est de faire appel à des prestataires externes.
Planifier les interventions de vos invités
La qualité de vos intervenants est un des arguments forts pour la réussite de votre événement. Vous avez besoin d’une ou plusieurs têtes d’affiches. Des conférenciers à la réputation établie, des experts de votre thématique. Négociez leur présence et leurs interventions.
Définir un ordre du jour
Il s’agit de détailler le contenu de la conférence. Le premier jour vous pouvez prévoir un discours d’introduction sur le thème, donné par une tête d’affiche, une présentation des différents intervenants et un dîner.
Le second jour peut être consacré à des séances pratiques et des ateliers en petits groupes avec des opérations de réseautage.
Vous pouvez clôturer la conférence avec un expert reconnu et un mot des organisateurs.
Inscrire les participants
Vous allez devoir inciter le public à participer à votre conférence, à travers un site web qui fournit le programme, les intervenants, la date et le lieu. Ajoutez un formulaire d’inscription et un lien pour acheter les billets. Ce site doit figurer sur les supports de communication.
Amorcer la promotion de votre conférence
Il faut exploiter tous les canaux disponibles en fonction de votre public : brochure, site web, réseaux sociaux. Pensez à créer un hashtag et à inviter les médias.
L’organisation sur site
Confiez la gestion de l’entrée et la caisse à une équipe de confiance. Choisissez la salle qui va abriter l’événement principal et les locaux dédiés aux réunions de groupe. Fixez les spots de rafraîchissement et l’espace réservé aux sponsors et prestataires. Pensez au vestiaire.
L’animation
Choisissez un professionnel rompu à cette tâche et assurez-vous de lui transmettre toutes les informations sur le sujet, les intervenants et le programme. Pensez à prévoir des intervenants de secours.
En règle générale, l’organisateur fait une allocution pour présenter la conférence et les intervenants stars.
Planifiez un suivi post conférence auprès de toutes les catégories d’intervenants et veillez à les remercier.
Pour l’organisation de votre conférence, commencez le processus de sa planification bien à l’avance, établissez un budget adapté et travaillez aussi dur que possible. Si vous pensez qu’il est difficile de gérer tout cela, n’hésitez pas à solliciter les prestations d’une agence d’événements.
