L’organisation d’un événement à Paris, et partout en France, nécessite un accompagnement personnalisé de la création jusqu’à l’aboutissement du projet.
Un concept événementiel peut concerner la sphère personnelle (anniversaire, cérémonie, réception ou mariage), l’univers de l’entreprise (lancement de produit(s), kick off meeting, cocktail, soirée d’entreprise, inauguration de nouveaux locaux, salon professionnel …) ou le grand public (inauguration, conférence, séminaire ou convention).
Parfois, ce sont des événements de la taille d’un festival ou d’un concert qu’il faut mettre en place.
Dans tous les cas, pour organiser un événement, il faut définir le concept, identifier le public cible et planifier les aspects techniques, humains et logistiques qui seront engagés.
Certains professionnels se sont spécialisés dans cette activité et proposent leur expertise sur Paris et ses environs.
LA PROFESSION D’ORGANISATEUR D’ÉVÉNEMENTS
L’organisateur d’un événement prend en charge sa conception, sa planification, son exécution et sa valorisation. C’est -à -dire qu’il prend la responsabilité pratique des aspects financiers, humains, créatifs, techniques et logistiques qui mèneront à son succès.
Ce chef d’orchestre conçoit l’événement de A à Z, depuis les préparatifs jusqu’à la mise en œuvre logistique et matérielle.
Souvent, les organisateurs se spécialisent dans des domaines spécifiques et des thématiques particulières. Et ainsi, on retrouve cette profession sous diverses appellations (wedding planner, organisateur de soirées, organisateur de réceptions, régisseur événementiel, event planner, voire conseiller en organisation d’événements pour particuliers).
Le client de l’organisateur d’événement peut être un particulier, une institution ou un professionnel. C’est une activité qui demande à la fois une bonne aisance relationnelle, une grande disponibilité, un certain sens des affaires et surtout une bonne réactivité et de la résistance face au stress.
L’organisateur d’événement doit savoir concevoir un événement depuis son plan jusqu’à la gestion de ses retombées. Cela demande de savoir communiquer et gérer son équipe, mais, aussi, posséder une bonne expérience des techniques commerciales, une bonne connaissance des outils de gestion de projet, une proximité avec la presse et les médias.
En outre, il doit posséder un bon carnet d’adresses, savoir gérer un budget et être créatif car il y a toujours des imprévus.
Vu toutes les complexités à maîtriser et l’étendue des compétences requises, c’est donc à un métier singulier et hautement exigeant que nous avons affaire.
L’ORGANISATION D’UN ÉVÉNEMENT DOIT ÊTRE EN PHASE AVEC SES OBJECTIFS
Sur Paris, les professionnels de l’événementiel ont les ressources pour répondre à des événements de toutes tailles, qu’il soit question de célébrer des réalisations, d’établir des relations commerciales ou de vendre la prestation de célébrités.
Chaque événement engage, de par sa nature et son envergure, des dispositions spécifiques quant à sa planification ou son exécution.
Planifier et coordonner la réalisation d’un événement implique, dans un premier temps, d’imaginer ou de préciser concrètement son contenu, puis de sélectionner un site et de définir un budget.
En parallèle, il faut enclencher l’obtention des permis nécessaires, et anticiper les questions relatives au transport, au stationnement et à la sécurité, que soulève le site retenu.
Il faut sélectionner les artistes, les conférenciers ou les personnalités et savoir sous-traiter des aspects comme le décor ou la restauration sur site.
On ne traite pas un mariage comme on traite un événement de campagne électorale. Et les évolutions rapides qui ont lieu dans l’environnement événementiel exigent de faire appel aux experts les plus au fait des changements en cours autant sur le plan des technologies que des modes d’organisation.
La réflexion de fond qui permet de cerner la conception globale de l’événement, la stratégie de marketing et de communication adaptée à la cible ou la budgétisation, ne peut qu’être l’œuvre de professionnels à même de mettre en œuvre leurs compétences et surtout le fruit de leur expérience du terrain.
Réussir l’organisation d’un événement sur Paris ou ailleurs, c’est bien le négocier avec le client et assurer sa bonne réalisation. Mais, c’est aussi le rendre inoubliable grâce à un message efficient, un bon service client, une production audiovisuelle adéquate et des relais médias efficaces. Les réseaux sociaux représentent ,désormais, une branche entière dans la promotion et la gestion des retombées d’un événement.
QUELS PROFESSIONNELS SOLLICITER POUR L’ORGANISATION D’ÉVÉNEMENTS SUR PARIS ?
Sur Paris, l’industrie de la gestion d’événements compte des organisateurs d’événements compétents et efficaces dont l’expertise transformera vos manifestations privées, publiques ou professionnelles en des moments choisis où la rigueur et le soin du détail priment.
Pour l’organisation de votre événement parisien, l’agence événementielle ou le prestataire de prédilection doit se différencier en :
- proposant des lieux adaptés à vos besoins (des espaces de fête conviviaux, des pavillons, des salles d’hôtels … ou des lieux atypiques et surprenants en dehors des espaces conventionnels …).
- proposant un service complet couvrant le personnel, la logistique et le déroulement pratique de votre évènement. Un tout-en-un pour vous permettre de vous détendre et profiter de l’événement.
- fournissant un service de qualité pour tout type d’événement.
- vous accompagnant à chaque étape de l’organisation, avec des recommandations idoines pour réussir votre évènement.
- mettant à votre service son carnet d’adresses de prestataires de qualité pour vous faciliter la vie et installer un climat chaleureux.
