Quel que soit son client, particulier ou entreprise, l’organisateur d’événements doit savoir faire appel à son carnet d’adresses et à son expérience du terrain pour solliciter des prestataires compétents et fiables.
Les spécialistes de l’organisation d’événements à Montpellier proposent une expertise couvrant tous les types courants d’événements privés (anniversaires, mariages, fêtes de famille …) ou professionnels (soirée d’entreprise, conventions, team building, séminaires, congrès, meetings …).
CE QU’IL FAUT SAVOIR SUR L’ORGANISATION D’ÉVÉNEMENTS POUR PROFESSIONNELS OU PARTICULIERS À MONTPELLIER
Pour prendre en charge l’organisation et la mise en œuvre opérationnelle de leurs événements, aussi bien les particuliers que les entreprises peuvent recourir à un professionnel de l’événementiel.
Par ailleurs, les besoins en matière d’organisation varient selon le type de clients et le format qu’ils souhaitent donner à leurs événements.
Les types d’événements les plus courants en entreprise sont les séminaires, les congrès ou les conférences. Mais, nous constatons, aussi, une forte demande de prestations professionnelles en événementiel sur des salons professionnels ou des lancements de produits.
Quant aux clients privés, ils recourent souvent à des prestataires pour un anniversaire, un baptême, une Bar Mitsva, un enterrement de vie de jeune fille ou de garçon, un mariage, ou autre. Il peut même s’agir de fêter des noces, un départ en retraite, une exposition, un thé dansant ou un salon concert.
Grâce au professionnalisme des intervenants, les préparatifs sont amorcés assez tôt et mobilisent autant d’énergie sinon plus que l’événement lui-même. Il faut choisir et réserver un lieu de réception, planifier la restauration, définir les besoins en son et lumière et réserver le matériel, travailler sur l’animation et la maîtrise de cérémonie, etc.
A Montpellier, le but ultime des professionnels de l’événementiel est de faire de votre événement une expérience enrichissante, un moment unique et mémorable. C’est pour cela que, dans un premier temps, ils commencent par échanger avec vous pour saisir l’esprit de votre événement et enregistrer spécifiquement vos attentes. Une soirée d’entreprise réussie ou un mariage parfait commencent bien en amont.
POURQUOI CONFIER L’ORGANISATION DE VOTRE ÉVÉNEMENT À UN PROFESSIONNEL ?
Certaines entreprises sont tentées de se charger elles-mêmes de l’organisation de leurs événements, mais, c’est souvent une débauche d’énergie qui empêche leurs salariés de pleinement profiter du moment. Un des arguments souvent mis en avant pour soutenir de tels choix est la maîtrise du coût financier de l’événement.
Mais c’est sans compter avec la charge de travail, la pression et le stress que doivent assumer les collaborateurs à qui on confie cette mission. De nombreux détails entrent en ligne de compte pour organiser et réussir un événement quel qu’il soit.
En général, c’est le professionnalisme et la créativité de l’agence d’événementiel qui font la différence.
Sur Montpellier, votre agence événementielle dispose de différentes options pour la location de salles de réunion ou de réception. Aussi, elle connaît la plupart des prestataires en décoration et animation. Même dans la planification et la conception, elle peut vous aider à clarifier vos objectifs et ne laisser aucun détail au hasard.
Le contenu même de l’événement est déterminant, mais il faut savoir l’animer avec passion, énergie et originalité.
UNE LISTE D’ÉVÉNEMENTS PRIVÉS ET PROFESSIONNELS À ORGANISER À MONTPELLIER
Les divers sites que proposent Montpellier et sa région permettent d’accueillir et d’organiser de nombreuses formules d’événements.
Les organisateurs d’événements peuvent y trouver les sites d’hébergement, les installations techniques, les prestataires de services, les espaces de fête et de nombreux lieux atypiques pour réussir tous les types d’événements.
ANNIVERSAIRES, BAPTÊMES ET MARIAGES
L’organisation de mariage est très demandée et c’est un événement qui exige beaucoup de rigueur et d’attention. Être bien entouré est crucial pour réussir ce jour unique et en faire une belle fête.
Votre wedding-planner est à même de trouver des prestataires sûrs pour la location d’une salle, la robe de mariée, le service traiteur, la soirée dansante, etc.
Pour un anniversaire, il faut, par exemple, choisir un thème, évaluer le nombre d’invités, préparer des cartons d’invitation, penser au gâteau, choisir un lieu (votre maison ou une salle de fête), imaginer une décoration et prévoir des animations.
Le professionnel vous permettra de définir une ambiance et de la décliner dans la décoration générale et la playlist sonore.
CONFÉRENCES, CONGRÈS ET SÉMINAIRES
Dans une conférence, on cherche à faire circuler de l’information et échanger sur un thème donné. Un ou plusieurs experts du sujet sont souvent conviés pour donner du cachet à l’événement. Organisée sur un ou plusieurs jours, elle se tient souvent dans un espace qui a une grande capacité d’accueil (plusieurs centaines ou plusieurs milliers de participants) et demande du matériel son et image pour faciliter les échanges et nourrir le débat.
Les congrès demandent encore plus d’investissement de la part des professionnels de l’organisation d’événements parce qu’ils ont souvent une envergure internationale. On prévoit donc du transport, de l’hébergement et de la restauration pour les participants et surtout pour les personnes ressources et les personnalités conviées au congrès.
Les séminaires se passent souvent hors milieu professionnel pour créer un climat plus détendu et convivial. Ils ont un but d’enseignement, de motivation ou d’intégration, et sont souvent adressés au personnel d’une entreprise. Il faut trouver un lieu accessible et confortable qui reste en accord avec l’esprit du regroupement et de l’entreprise.
Parfois il est question de team-building et là il faut prévoir des activités récréatives pour les collaborateurs conviés. Il faut proposer des lieux d’hébergement et des installations pour la pratique d’activités ludiques censées motiver et renforcer la cohésion des équipes.
LANCEMENT DE PRODUITS ET SALONS PROFESSIONNELS
Pour promouvoir un nouveau produit ou service, les entreprises d’envergure et les grands groupes optent souvent pour un type d’événement nommé ‘lancement de produit’.
Il faut obtenir un effet waouh dans le choix du lieu, l’originalité des animations et le storytelling général de l’événement. On y convie souvent beaucoup de journalistes, d’organes de presse et d’influenceurs pour que l’événement soit relayé au maximum sur tous les canaux. Communiquer avant, pendant et surtout après, est primordial pour réussir ce type d’événement.
Le salon professionnel engage également beaucoup d’investissements et de personnel pour mettre en avant un métier ou un secteur d’activité. Divers exposants sont conviés et les journalistes et influenceurs chouchoutés pour assurer un impact médiatique fort à l’événement. On y invite souvent le grand public même si, de plus en plus souvent, on organise aussi des espaces ou des activités réservés aux professionnels. Le but est de créer du réseau et de favoriser le brassage entre experts d’une industrie.
Pour l’organisation de tous ces événements, Montpellier et sa région mettent à votre disposition des installations d’accueil et des professionnels capables de vous donner satisfaction.
