Pour faire le choix d’un lieu de séminaire, les chefs d’entreprise prennent en compte plusieurs critères pour trouver l’emplacement idéal, correspondant à la fois aux valeurs de leurs entreprises et aux objectifs de leurs séminaires.
En effet, réussir l’organisation d’un séminaire commence déjà par le choix avisé d’un espace qui respecte un certain cahier des charges : La capacité d’accueil du lieu, sa situation géographique et sa disposition correspondent-elles aux attentes du client ? Sa location correspond-elle à son budget ? Pour le plaisir des participants, optez-vous pour une salle d’hôtel, un restaurant ou ferez-vous le choix d’un site atypique ?
N’oubliez pas que le cadre peut fortement influencer l’ambiance d’un séminaire et que vous devez tout de même respecter une étiquette en accord avec l’identité du client.
COMMENCEZ PAR BIEN COMPRENDRE LE THÈME ET LE FORMAT DU SÉMINAIRE
Un séminaire réunit, en général, un groupe restreint de personnes dans un but de formation ou d’enseignement. C’est une pratique issue des usages de l’université qui exploite les organismes de formation ou les groupements professionnels. C’est le lieu où un ou plusieurs experts d’une question, membres ou non du personnel de l’entreprise, partage(nt) des informations, et parfois une formation, aux participants.
Dans le milieu du travail, il est de coutume de baptiser séminaire d’entreprise toute réunion de travail qui dure une journée ou plus et qui se passe hors du milieu professionnel ordinaire. Il est en général question de s’isoler pour étudier certaines problématiques en groupes de travail. Il s’agit d’un outil de management aux retombées positives pour les entreprises.
Les rôles et objectifs du séminaire sont variés. Ils peuvent, par exemple, permettre aux salariés d’une même entreprise ou d’un même secteur d’activité de mieux se connaître. C’est souvent, aussi, le lieu d’établir un échange entre les salariés et leur direction tout en rappelant la stratégie et la vision d’ensemble de l’entreprise.
Mais, ces manifestations professionnelles peuvent également être considérées comme des événements commerciaux. Dans leur déroulement, les séminaires intègrent ordinairement des visées de promotion commerciale des produits et services de l’entreprise organisatrice.
Les entreprises n’hésitent plus à délocaliser leur séminaires à l’étranger ou vers des destinations insolites. Dans ce cas, l’hébergement est pris en compte et des activités récréatives sont inscrites au programme.
LE CAS DES SÉMINAIRES DE MOTIVATION
Le séminaire d’entreprise peut prendre la forme d’un séminaire de motivation pour renforcer la cohésion au sein des équipes et stimuler les échanges. Et dans ce format de séminaire, l’organisation d’ateliers de team building créatifs permet de rassembler les énergies de l’entreprise et d’apporter de l’ambition à l’ensemble des partenaires.
Souvent informelles, ces événements facilitent l’intégration des nouveaux employés et mobilisent l’ensemble des aptitudes des collaborateurs pour améliorer les performances de l’entreprise. Les séminaires de motivation renforcent la culture d’entreprise à travers l’esprit d’équipe, un goût du challenge et une vision solidaire.
Dans un climat décontracté, les managers boostent le sentiment d’appartenance et l’adhésion du salarié à la mission de son entreprise.
TROIS CRITÈRES CLÉS POUR CHOISIR LE LIEU DE VOTRE SÉMINAIRE
Penchez-vous pour un hôtel, un château, une salle de réception, ou un site pittoresque ? Tout dépend du cahier des charges avec les besoins en hébergement et en restauration, sans oublier le nombre et la taille des salles nécessaires ainsi que les équipements techniques dont vous avez besoin.
Certaines agences proposent des prestations clé en main et même un accompagnement opérationnel pour vous faciliter la vie.
1. QUELS SONT LES OBJECTIFS DU SÉMINAIRE ET LE PROFIL DES PARTICIPANTS ?
Comme tout événement d’entreprise, le séminaire engage l’image de celle-ci. Et mieux connaître l’objectif de l’événement et les activités de l’entreprise permet de mieux cibler la recherche des lieux de séminaires. Car chaque site envoie un message non-dit que le public va percevoir directement ou indirectement.
Le standing du lieu et son environnement direct comptent. S’agit-il de lancer un nouveau produit, de motiver ses collaborateurs ou de les former ? Le séminaire est-il destiné aux dirigeants de l’entreprise, aux employés, aux partenaires ou bien aux clients ? Avez-vous affaire à un public jeune ou majoritairement féminin ? Dans chacun de ces cas, l’objectif du séminaire et sa cible orientent le choix du lieu avec une attention portée sur les équipements disponibles.
Bien entendu il faut trouver un cadre avec des installations et des services, en phase avec le profil des participants et les activités projetées, mais il faut aussi avoir à l’esprit les valeurs de l’entreprise et la thématique du rassemblement. Vous pouvez, par exemple, opter pour la sobriété pour rester cohérent avec le thème du séminaire.
2. DE QUELLE CAPACITÉ D’ACCUEIL ET DE QUEL NIVEAU DE CONFORT AVEZ-VOUS BESOIN ?
- Vous devez disposer d’assez d’espace pour accueillir vos invités. Vous pouvez avoir besoin d’une grande salle pour des communications à but de formation et des espaces plus restreints pour des échanges en petits groupes. Tous ces types d’espaces doivent être disponibles sur le lieu de séminaire choisi.
Consultez donc la capacité d’accueil affichée en tenant compte de la configuration que vous projetez de mettre en place. Nombre de places assises, disposition des sièges, espace modulable ou non, à vous de prendre vos précautions. - Vérifiez l’équipement du lieu en matériel de sonorisation et de projection vidéo.
- Les participants à votre séminaire doivent bénéficier d’une restauration de qualité lors des pauses café ou déjeuner. C’est un facteur décisif pour installer une bonne ambiance et garder vos invités dans de bonnes dispositions.
- Pour un séminaire d’un ou de plusieurs jours, il ne faut pas négliger les terrasses ou salons de détente et un jardin ou une piscine ne seront pas de trop.
- Choisissez un lieu accessible en songeant au transport en voiture, en train ou en avion des participants. Sur ce site, le déplacement des personnes ayant un handicap doit être facilité.
- Disposer d’un wifi performant est, désormais, indispensable.
- Vérifiez aussi que les tableaux, feutres, papier, stylos et autres rétroprojecteurs sont disponibles sur le lieu de séminaire.
3. LE BUDGET
Facteur décisif entre tous, le budget, dont vous disposez, conditionne votre choix.
Avant de retenir un site à bas coût, il faut arbitrer aussi avec les frais liés au transport des participants vers le lieu du séminaire. Un site loin de tout, bien que moins cher, coûte plus cher en billets d’avion, de train, ou en frais de taxis.
Pensez, aussi, aux frais de location de matériel si le site ne dispose pas d’installations son et vidéo adaptées à vos besoins.
