Le séminaire est un événement professionnel particulier avec des principes d’organisation qui lui sont propres. Il vise à former et à informer les participants sur un sujet ou un thème précis.
Malgré les spécificités d’un tel événement, en organiser un n’est pas si difficile ! Tout est une question de planification et de prévision.
Si vous ne savez pas par où commencer pour que tout le monde passe un bon moment lors de votre séminaire, voici quelques conseils (étapes) clés à suivre.
1. Définissez clairement vos objectifs
Les événements du type séminaire donnent l’opportunité aux entreprises de travailler sur un public défini. Ces manifestations doivent s’intégrer efficacement à une stratégie globale de l’entreprise.
Sans objectifs clairs, il y a peu de chance que vous réussissiez votre séminaire. Savoir pourquoi vous organisez ce rassemblement est l’une des clés qui vous donneront de l’adresse dans sa préparation et sa mise en œuvre pratique. Vous devez savoir avec précision ce que vous attendez pour pouvoir faire converger tous les paramètres vers un optimum.
La liste de vos objectifs est le point de départ sur lequel vous allez bâtir votre séminaire. Elle guidera point par point l’élaboration et la conduite de votre plan d’action.
Définir en amont les objectifs de l’événement vous permet de savoir précisément quel type de séminaire organiser, et donc de réussir son organisation. En effet, il existe de nombreuses formules de séminaires avec, à chaque fois, des contraintes et des attentes différentes.
S’agit-il d’intégrer de nouveaux arrivants ou de renforcer vos équipes ? Voulez-vous récompenser des collaborateurs performants ou faire partager de nouvelles méthodes de travail ? Vous adressez-vous aux clients, aux prospects ou au personnel de l’entreprise ? Voulez-vous annoncer une nouvelle offre ? Chaque situation induira des objectifs particuliers que vous devez mettre au clair au préalable.
2. Spécifiez le profil de votre cible
Qui sont les participants que vous attendez à votre séminaire ? Déterminer la cible que vous visez vous permet d’anticiper de nombreux détails cruciaux dans la planification de votre événement. Plusieurs intervenants sont à considérer lorsque vous organisez ce type d’événement.
En général, c’est le thème de votre séminaire qui détermine les profils de vos participants. Autant les auditeurs que les intervenants sont directement concernés par le sujet de votre événement.
Il est recommandé de ne pas avoir trop d’intervenants pour une seule session car cela peut non seulement saturer la mémoire des assistants, mais aussi engendrer des ruptures dans la fluidité de l’événement et dans le fil des idées développées. Mais là encore, tout est question d’organisation. Vous pouvez trouver une formule pour rendre fluide les interventions de plusieurs intervenants.
Une solution d’inscription en ligne vous fera gagner en temps et en efficacité. Facile à utiliser, elle doit réduire les démarches des participants et simplifier la gestion de l’ensemble des inscriptions au séminaire.
3. Élaborez et maîtrisez votre budget
De quelles ressources avez-vous besoin et comment allez-vous les répartir ? La prévision budgétaire est basée sur les deux premières étapes (i.e. les objectifs et les participants) et aussi sur diverses contraintes financières.
Une fois les objectifs hiérarchisés, vous devez estimer les moyens appropriés pour les atteindre.
Vos dépenses doivent être planifiées et plafonnées en fonction des revenus que vous leur allouez. Bien entendu, il faut prévoir une certaine marge pour d’éventuelles dépenses imprévues.
4. Choisissez la bonne date
Commencez par proposer différentes options, plusieurs dates que vous allez passer au crible d’une analyse méthodique. Peu importe vos arguments, la date idéale pour votre séminaire est d’abord celle à laquelle la majorité de vos participants sont libres et disponibles.
Évitez les périodes où votre cible est susceptible d’être en vacances, ou les jours fériés et les jours de fête nationale. Pendant ces jours, votre public sera sûrement en famille ou entre amis. Voilà pourquoi il est très utile de consulter vos participants pour définir judicieusement la date qui connaîtra une présence massive.
5. Trouvez le lieu adéquat
Pour choisir le lieu d’un événement, la capacité est l’un des critères primordiaux. Combien de participants attendez-vous ? C’est en fonction de ce paramètre que vous ferez un premier tri parmi les lieux potentiels. Le lieu idéal pour votre séminaire doit contenir tous les invités sans être bondé ou trop vide.
Un autre critère à prendre en compte est la localisation. Il n’est pas interdit de considérer l’originalité du cadre mais il faut éviter les sites trop excentrés ou inaccessibles pour les participants. Aussi, l’accès au séminaire doit être peu onéreux et peu contraignant.
N’hésitez pas à visiter le lieu que vous avez retenu pour apprécier sa compatibilité avec votre projet. Y trouvez-vous le confort, les espaces et l’équipement nécessaire pour la réussite de votre séminaire ?
6. Planifiez les activités
Comme toujours, la réussite d’un événement réside dans l’anticipation. Pour les les activités prévues durant le séminaire, faites une planification détaillée et chronologique des jours ou des semaines à l’avance. L’enchaînement des activités doit être à la fois cohérent et agréable.
N’hésitez pas à mener des répétitions pour constater d’éventuels angles morts de votre planification et vous assurer que les équipements sont bien en place et fonctionnels. Quel que soit le type de séminaire, votre public doit passer un moment plaisant, avec des pauses, des repas et des distractions.
7. Communiquez autour de votre séminaire
Communiquer, ce n’est pas seulement informer le public, mais c’est aussi véhiculer une perception, une image, un apriori positif sur votre événement. Considérez que vous n’aurez pas une autre chance de faire une bonne impression et travailler à séduire et convaincre.
C’est la communication qui déterminera l’image et la portée de votre séminaire. Plus vous imaginez un grand événement et plus vous aurez besoin de communiquer.
Vous pouvez utiliser votre solution d’inscription en ligne pour estimer le nombre des participants pour, ensuite, leur envoyer, au moins une semaine avant le séminaire, un rappel de l’événement à venir.
Après le séminaire aussi, il faudra penser à remercier les participants et recueillir leurs appréciations sur votre événement. C’est un bon moyen de tirer des leçons pour l’avenir.
Un séminaire réussi, c’est avant tout de la planification, de l’anticipation et une équipe compétente pour mener à bien les différentes tâches.
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