Organiser des événements demande un important investissement, mais aussi des compétences événementielles spécifiques.
Le secteur de l’événementiel est en constante évolution et les qualités nécessaires pour exercer dans ce domaine sont de plus en plus variées et pointues.
Il ne s’agit pas uniquement de planifier des réceptions ou des conférences, mais de créer de véritables expériences interactives et immersives pour les participants. Les professionnels de l’événementiel doivent concevoir, élaborer et exécuter des événements originaux et adaptés aux besoins des clients.
Pour exceller, il est donc crucial de développer certaines compétences d’événementiel clés relatives à votre poste.
A chaque poste ses exigences en termes de compétences
Certes il existe des compétences transversales utiles quel que soit le poste que vous occupez : dynamisme, résistance au stress, disponibilité. Ceci dit, les aptitudes requises pour réussir dans l’événementiel dépendent de la nature de votre fonction.
Certains professionnels du secteur doivent maîtriser des techniques commerciales ou en rapport avec la communication alors que d’autres doivent posséder un bon relationnel, savoir gérer un budget, ou autre.
Savoir organiser et planifier
Tout d’abord, l’organisation et la planification sont des compétences essentielles dans le secteur de l’événementiel où on doit souvent gérer des délais serrés et des missions complexes.
Le professionnel de l’événementiel doit savoir coordonner des activités et des ressources, définir des priorités au niveau des tâches, anticiper les problèmes, s’adapter et prendre les bonnes décisions. Néanmoins, peu importe votre rôle, vous aurez besoin de savoir travailler en équipe et de communiquer efficacement avec les différents intervenants.
Concrètement, les compétences d’organisation et de planification impliquent de savoir mettre en place des structures, des processus et des moyens pour gérer avantageusement les ressources en personnel et les ressources matérielles, afin d’atteindre les objectifs fixés. Il faut, donc, savoir élaborer des plans d’action.
Autre élément décisif : la gestion efficace du temps pour optimiser les résultats. Capable de travailler de manière autonome comme en équipe, il doit pouvoir utiliser au mieux les ressources disponibles.
Avoir des compétences en communication et relations publiques
Dans l’événementiel, il est essentiel de construire un excellent relationnel. En fonction du poste qu’il occupe, un professionnel dans ce secteur doit être compétent en matière de négociation avec les prestataires et d’échange avec les clients, les invités et autres participants.
Cela nécessite de bonnes aptitudes en communication orale et écrite, une faculté à écouter activement et des capacités à résoudre les conflits. En gros, savoir utiliser les outils de la communication pour promouvoir une image positive d’une entreprise, d’une organisation ou d’une personne auprès du grand public et des différents publics cibles.
Ces compétences incluent la capacité à rédiger des communiqués de presse et à développer des relations fructueuses avec les médias, la capacité à créer et à mettre en place des campagnes de communication ou celle à utiliser les réseaux sociaux et autres canaux pour atteindre les publics cibles.
Pour organiser et animer des événements afin de promouvoir une entreprise ou une organisation, améliorer sa visibilité et sa réputation auprès du grand public, il faut aussi savoir gérer les différentes facettes d’une action de communication et évaluer ses résultats.
Avoir de la créativité et des compétences événementielles d’innovation
Pour l’organisation d’événements, il faut être capable de proposer des idées originales et de résoudre les problèmes de manière innovante. Cela exige une capacité à penser de manière stratégique, à prendre des risques et à réfléchir de manière critique. Le but étant de se démarquer de la concurrence et d’offrir une expérience mémorable aux participants.
La créativité est essentielle pour concevoir des événements sortant de l’ordinaire et, pour cela, il faut penser en dehors des sentiers battus et proposer des concepts uniques qui attirent l’attention et suscitent l’intérêt. Il peut être question de mettre en place une thématique inédite, un décor surprenant ou des technologies innovantes.
L’innovation est également cruciale pour parer aux imprévus qui peuvent survenir lors de l’organisation d’un événement. Il faut s’adapter aux tendances actuelles de l’industrie et user des techniques et des outils les plus récents pour améliorer l’expérience des participants.
La créativité et l’innovation ne se limitent pas à la conception de l’événement en lui-même, mais s’appliquent aussi à la promotion et la communication de l’événement. Créer des campagnes publicitaires originales et optimiser l’utilisation des réseaux sociaux peut augmenter significativement la visibilité d’un événement et permettre d’atteindre efficacement le public cible.
Être flexible et capable de gérer le stress
La flexibilité est indispensable dans ce domaine. Il faut savoir s’adapter aux imprévus et aux changements de dernière minute, quel que soit le soin qu’on ait apporté aux phases de planification et de mise en œuvre d’une manifestation.
Différents changements de dernière minute, tels qu’une modification de la liste des invités, des problèmes de logistique ou des intempéries peuvent survenir. Il faut alors se réorganiser, penser de manière stratégique et prendre des décisions rapidement pour minimiser les impacts sur l’événement.
La capacité à gérer le stress est un minimum dans ce secteur où les acteurs sont soumis à des pressions constantes afin de répondre aux attentes des clients. Il est impératif de développer des techniques de gestion du stress pour maintenir un bon état d’esprit et rester performant.
Méditation, respiration profonde, activités physiques, yoga, musique relaxante ou autre … chacun doit trouver sa méthode. Il est également important de développer un bon équilibre entre la vie professionnelle et la vie privée pour maintenir une bonne santé mentale.
Connaitre les tendances en vigueur dans l’événementiel
Les organisateurs d’événements doivent être en mesure de s’adapter aux tendances actuelles de l’événementiel et utiliser les technologies et les plus récentes pour améliorer leurs prestations. Ils doivent rester informés des dernières tendances en matière de thématiques, de pratiques, de décors, de prestations culinaires ou de divertissement, pour proposer des concepts insolites et se différencier de la concurrence.
Les dispositifs dédiés à la planification d’événements en ligne, les réseaux sociaux, les plateformes de streaming en direct, les applications mobiles, les systèmes de billetterie, entre autres, ne doivent pas avoir de secret pour vous. Ceux-ci facilitent la communication, la gestion des invités et la promotion de l’événement.
Les mécanismes de suivi et de mesure de l’analyse des données sont également importants pour évaluer l’impact de l’événement et améliorer les prochaines éditions.
