Beaucoup d’indicateurs montrent que le secteur de la gestion d’événements connaîtra une croissance notable au cours des prochaines années.
Cependant, les professionnels de l’événementiel qui se démarqueront seront ceux qui auront une certaine maîtrise des fondamentaux nécessaires, comme la rédaction efficace d’un projet événementiel puis sa mise en œuvre.
Quel que soit le type d’événement, il existe des éléments clés à prendre en compte pour rédiger le projet et garantir sa lisibilité auprès des partenaires.
Quelle est l’importance de savoir bien rédiger votre projet événementiel ?
Qu’il s’agisse d’un événement grand public, événement d’entreprise ou événement privé, tout commence par la rédaction d’une proposition claire et complète où on peut déjà entrevoir à la fois :
-le but de l’événement,
-son contenu,
-sa portée escomptée,
-les moyens à mobiliser
-et vos références en tant que professionnel de l’événementiel.
La cohérence de ses articulations, le soin apporté aux détails, l’envergure de votre documentation, l’étendue des aspects pris en compte, y compris les contraintes légales et administratives, c’est ce qui constitue un exemple de projet événementiel gagnant.
Une proposition bien rédigée doit bien entendu décrire l’événement, mais aussi et surtout donner l’impression que vous avez totalement circonscrit tous ses enjeux. Le client ne sait pas toujours exactement ce qui l’attend, ni clairement ce qu’il veut. Votre proposition doit le rassurer et projeter une image d’événement réussi dans son esprit.
En général, on dispose d’une poignée de semaines, et dans le meilleur des cas de quelques mois, pour concevoir, planifier et exécuter un événement d’entreprise. Il faut donc passer le moins de temps possible sur la rédaction du projet événementiel, pour enclencher au plus tôt la phase active et pratique de la préparation.
Heureusement, des plans d’action et des exemples de propositions de projets événementiels existent en pdf sur le net pour vous faciliter la vie.
Échangez avec votre client avant de rédiger votre projet
Quelle que soit votre expérience et l’idée que vous avez des attentes de votre client, il est impératif de le rencontrer et d’échanger avec lui, pour cerner ses besoins et visualiser l’esprit qu’il souhaite pour son événement. Grâce aux données que vous récoltez, vous pouvez concevoir une proposition sur mesure, attractive et complète.
Votre document doit vous positionner comme le partenaire idéal, qui maîtrise son sujet, sait ce qu’il fait, et apporte de la sérénité à son client.
Référez-vous à ses désirs et ses idées pour identifier les objectifs fondamentaux de l’événement, dont vous ferez des axes principaux de votre document.
S’agit-il de réunir le plus de monde possible ou d’attirer de nouveaux clients ? Quelles sont les retombées attendues, le style d’endroit qu’il imagine, la date qu’il projette, la logistique qu’il envisage ? Ce n’est qu’au travers d’un entretien que vous pouvez le savoir et rédiger une proposition qui matche avec ce client en particulier.
Votre projet d’événementiel doit, par ailleurs, vendre vos compétences au client. Vos points forts en tant que professionnel de l’événementiel, ainsi que vos références les plus parlantes, doivent donc venir renforcer votre proposition.
Comment structurer votre projet événementiel ?
Votre projet doit quasiment apparaître comme un plan préliminaire avec :
- le contenu envisagé ;
- un calendrier ;
- un chronogramme ;
- une liste des besoins et des contraintes ;
- sans oublier un budget prévisionnel.
Il vous faut, ainsi, une feuille de route exhaustive et fiable pour orienter cette rédaction. L’option la plus répandue consiste à commencer par présenter votre événement, en rappelant son esprit et son historique s’il y en a un.
Ensuite, il sera question de définir clairement les objectifs justifiant et qualifiant l’événement. Cette projection des résultats souhaités donne sens à la mobilisation de compétences, de temps et d’énergie qu’exige l’organisation d’un événement et sa mise en oeuvre.
Un événement peut, par exemple, répondre à des problématiques propres à l’entreprise ou relever de visées commerciales et financières. A cet effet, il peut être utile de définir des objectifs mesurables, pour fixer les ambitions et donner un cap.
Par la suite, il faut circonscrire votre public cible et intégrer ses spécificités. Les participants et les personnes diverses concernés par votre événement seront-ils libres et disponibles dans la période choisie et précisément à la date fixée ?
Est-ce que, par ailleurs, les différents services indispensables à la réussite de votre événement seront disponibles à cette date, et est-ce vous aurez suffisamment le temps pour organiser convenablement votre manifestation ?
Puis viennent les questions du nombre de participants attendus, du concept de l’animation et du cadre adéquat.
Sans oublier que vous devrez garder à l’œil la réglementation en vigueur et vérifier la disponibilité des espaces et des prestataires qui feront de votre événement un succès.
Un autre point : l’ingénierie de l’événementiel se révèle cruciale pour cerner tous les contours d’un projet d’événement.
Exemples de projets événementiels
Monter un projet événementiel suppose que vous disposez des compétences requises, sinon faites appel aux professionnels du métier (agence événementielle, organisateur d’événements …).
Le projet événementiel peut être une fête familiale, un mariage ou un concert grand public. Il peut aussi se décliner sous la forme d’une présentation d’un nouveau produit, d’une escapade d’entreprise ou d’un séminaire. Dans tous ces exemples de projet événementiel, il faut suivre une démarche professionnelle, choisir une dénomination attractive et commencer à communiquer assez tôt.
Dans bien des cas, il faut aussi considérer les secteurs d’activité concernés par votre événement et songer aux impacts positifs sur la municipalité ou la région pour envisager certains partenariats financiers ou logistiques.
