L’événementiel digital (ou encore événementiel virtuel, en ligne ou numérique) s’est réellement développé depuis 2020. Fortement touché par la suspension de toutes les formes de réunion à plusieurs, le secteur des événements a dû s’adapter assez tôt aux besoins du public.
Webinaire en streaming, congrès digital, foire virtuelle ou e-salon professionnel se sont imposés aux professionnels de l’événementiel qui ont mieux fait de développer de nouveaux outils et compétences et d’adopter une manière de travailler plus efficace.
Malgré la suspension des mesures de distanciation sociale du COVID-19, l’évènementiel digital connaît toujours un franc succès. Il mérite de ce fait qu’on s’y investisse particulièrement.
Les avantages des évènements en ligne
À cause de la pandémie, l’industrie de l’évènementiel a amorcé un tournant décisif avec l’amplification de l’utilisation du digital. Les données du sondage « European Industry Survey », publiées en juin 2021 par the LiveCom Alliance, indique, par exemple, que plus de 49 % des conférences et des congrès et 46 % des évènements internes aux entreprises se sont tenus à 100 % en ligne.
Outre les raisons sanitaires justifiant cet intérêt, il convient de souligner que les événements en ligne présentent des avantages intéressants, notamment :
Accroître la visibilité de l’initiateur
Ils permettent de toucher une plus grande audience (des centaines de milliers voire plus) et d’augmenter la visibilité des organisateurs à tous les coins du globe grâce au pouvoir d’internet. Les évènements digitaux l’emportent sur la distance et sur les fuseaux horaires. Les participants ne se limitent plus qu’à ceux qui se trouvent à proximité du lieu de la rencontre, mais au-delà.
Économiser de l’argent
Les événements en ligne restent également une approche plus économique. La logistique et le marketing d’un événement physique s’avèrent plus onéreux (location de salle, traiteur, prestataires, etc.) que ceux qui se tiennent en ligne. On peut organiser un évènement digital depuis son salon, juste avec son ordinateur ou son téléphone portable et une bonne connexion internet. De plus, de nombreuses plateformes d’événements en ligne sont gratuites.
De même, les participants ménagent également leur bourse puisqu’ils n’ont plus besoin de dépenser pour leur transport, leur hébergement, etc. Connecté à l’événement depuis le confort de leur maison ou de leur bureau, il leur procure une meilleure opportunité de réseautage grâce aux espaces de discussions.
Créer des opportunités intéressantes pour les entreprises
Pour les entreprises, les événements en ligne présentent des atouts commerciaux intéressants. Elles offrent une expérience immersive unique aux participants qui sont alors plus actifs et plus engagés. Et en retour, elles obtiennent une proximité accrue avec leur client, un meilleur taux de conversion des prospects, la mise en valeur de leurs sponsors et partenaires, une meilleure estimation de leur performance, etc.
Faire carrière dans l’événementiel digital : les métiers en vogue
Il faut faire remarquer d’emblée que tout événement physique ou présentiel peut se digitaliser, quelles qu’en soient la taille, la nature et la cible. Cela permet, d’ailleurs, d’en maximiser la portée même après sa tenue grâce aux options « Replay » disponible sur plusieurs plateformes. Mais, avant de proposer ses prestations en tant que professionnel de l’événementiel virtuel, on garantit à son client qu’on dispose des compétences en la matière.
Plusieurs métiers de l’évènementiel se distinguent par leur caractère digital, ce qui fait de leur pratiquant des spécialistes de l’e-évènement. On a :
- Le digital event organizer, qui reprend les fonctions de l’organisateur d’événements mais orienté web,
- Le modérateur qui assure la police des interventions, recadre les débats et anime l’e-évènement ;
- Le Concepteur de solution d’immersion qui emploie la réalité augmentée et la réalité virtuelle pour offrir un instant agréable aux participants ;
- Le scrum master, qui actualise les lignes de codes en continu sur les plateformes d’évènement digital pour gérer les imprévus et délivrer des solutions toujours plus pratiques aux utilisateurs.
- Chef de projet e-sport, un métier existant qui a suscité davantage d’intérêt pendant le confinement.
Les spécialistes de la communication événementielle et du web marketing restent utiles pour l’aspect visibilité de la manifestation virtuelle. Et pour cause, ils conçoivent des supports de communication et déploient des stratégies publicitaires en ligne pour attirer le plus de participants. Aux compétences viennent s’ajouter les plateformes numériques adaptées.
Maîtrise des logiciels et des applications multifonctions, un incontournable dans l’événementiel digital
Le succès d’un événement en ligne est également tributaire du site virtuel qui l’accueille. De grandes entreprises comme Microsoft, Zoom, Webex, Digitevent… ont développé de nouvelles plateformes adaptées à ce format d’événement. D’autres, par contre, comme Facebook, YouTube, Tik Tok disposaient de ces fonctions qui ont connu un plus grand intérêt.
Ces solutions présentent des interfaces ergonomiques et des outils pratiques et faciles à prendre en main. Elles accueillent des milliers de participants en même temps. Tous les utilisateurs et même ceux qui ne sont pas habitués aux TIC peuvent interagir efficacement sur l’évènement à partir de leurs terminaux informatiques.
Afin de toujours proposer à leurs clients des moments mémorables en ligne, les professionnels de l’événementiel digital doivent également posséder une excellente maîtrise de ces solutions. Ils restent également à l’affût de toutes les nouveautés en matière de logiciels et applications ou de mise à jour. Ceci pour offrir aux participants à chaque e-évènement plus de flexibilité et un instant agréable. Mais, l’organisation de l’Event constitue une autre paire de manches.
Bien organiser un évènement digital : les étapes à suivre
La planification d’une rencontre virtuelle comporte ses spécificités. Bien que certains aspects de l’organisation d’événement en général (l’objectif et les cibles) s’y retrouvent, les organisateurs de ces formats d’événement doivent appréhender et anticiper d’autres paramètres.
On pense d’abord à définir le format et la plateforme d’accueil. Le format regroupe les types d’événements en ligne qu’on a la possibilité de mettre sur pied. On peut citer :
- les rencontres virtuelles entre personnes partageant les mêmes hobbies ;
- les webinaires qui portent sur un thème animé par un spécialiste ;
- Les conférences en ligne embrassent plusieurs thématiques, communications, intervenants,
- Les foires et salons virtuels sont très utilisés pour le lancement des produits.
- Les sessions de formation en ligne pour partager une connaissance technique, etc.
Quant à la plateforme de diffusion de l’événement, on le choisit pour ses performances et le nombre de personnes qu’elles peuvent accueillir. Plusieurs plateformes gratuites élargissent le nombre de participants (de 100 à un nombre illimité) et la durée de l’évènement moyennant un abonnement de quelques dizaines d’euros. On se montre également regardant sur les fonctionnalités et l’ergonomie qu’elles offrent à l’administrateur de la rencontre et aux participants.
Le minimum à rechercher dans ces plateformes ce sont les fonctionnalités inscription, diffusion en live, chat, contrôle du micro et de la vidéo. Le rendu de l’image et du son dépendra par ailleurs du débit de la connexion, de la résolution de la caméra, de l’éclairage, du décor et de la qualité du micro. Pour garantir une belle expérience à l’audience, on optera uniquement pour des équipements hautement performants et un cadre élégant.
Il faut également élaborer l’agenda de l’évènement et préparer les interventions dans le cas de plusieurs communications. On choisit ses hôtes pour leur maîtrise du sujet et leurs aptitudes à tenir leur public en haleine, car en ligne retenir l’attention des participants est un gros challenge.
L’impact de l’événement va être boosté grâce à la qualité de la communication et une stratégie marketing impactant qu’on anticipe. Le jour J de l’évènement, on reste également à l’écoute des besoins et des demandes de chaque participant. Un accompagnement personnalisé dans la prise en main des inquiétudes, des réponses pertinentes et complètes pour chaque question, ce sont autant d’efforts à fournir qui rehaussent la qualité de vos initiatives dans l’événementiel digital.
