Quelle que soit sa nature, la gestion de projet événementiel implique de prendre en compte des articulations importantes telles que : la conception et la planification de l’événement, la communication, la mise en œuvre sur site le jour j et une évaluation des résultats.
Ainsi, un événement peut se révéler être un projet complexe sollicitant de multiples compétences et de nombreux prestataires.
Tout commence par une idée, un désir, une intention
Gérer un projet événementiel, c’est déjà définir clairement quel est son but et quelle est sa cible. Bien entendu, l’entreprise cliente à ses objectifs mais, il faut aussi satisfaire les participants et autres partenaires invités en concevant un événement dont les différents volets sont adaptés à ses différentes cibles.
Et c’est au travers d’une écoute attentive des désirs et des besoins du client qu’on peut analyser précisément sa demande et en tirer une formule concrète d’événement qui soit réalisable. Il faut ensuite accompagner le client dans la mise en œuvre étape par étape et ceci jusqu’au bilan après la manifestation.
Il faut garder à l’esprit que chaque événement est unique et demande de savoir s’adapter aux changements de dernière minute qui peuvent survenir.
Concevoir un projet réalisable
Le chef de projet événementiel, en bon chef d’orchestre, doit piloter tous les aspects liés à une manifestation en commençant par déterminer clairement ses cibles et objectifs. Ensuite il doit intégrer les diverses contraintes, gérer le budget alloué et trouver les meilleurs prestataires pour déployer une logistique efficace sur site le jour J.
C’est aussi à ce personnage central qu’il incombe de proposer un cahier des charges précis, détaillé et exhaustif pour prendre en compte les spécificités du projet. Cette phase de conception et de planification est cruciale car elle permet d’établir :
- un thème d’événement ;
- une date ;
- un lieu ;
- et une stratégie de communication, dans le respect des normes et réglementations en vigueur.
L’organisation d’un événement implique en effet d’obtenir certaines autorisations administratives. En mairie par exemple, vous devez obtenir des autorisations pour disposer d’un lieu ou pour vous implanter sur la voie publique, pour pouvoir stationner, sonoriser un espace public et aussi pour des débits de boisson.
En préfecture, vous obtiendrez les autorisations relatives à la billetterie ou à la publicité sur l’espace publique. C’est aussi au niveau de la préfecture que s’obtient la licence d’entrepreneur du spectacle. Pour déployer un événement de taille relativement grande, vous allez devoir prévenir les forces de l’ordre et des services de secours comme les pompiers.
En général il sera nécessaire de déposer un plan de sécurité qui affiche les mesures prises sur le plan de l’ordre, de la circulation et de la salubrité. Un volet important de la gestion de projet dans le secteur de l’événementiel concerne les assurances. En effet, l’organisateur d’événements doit être couvert pour le matériel, sa responsabilité civile et même l’annulation de la manifestation.
Planifier votre projet en tenant compte de la nature de l’événement et du deadline
Pour mener à bien la gestion d’un projet événementiel, il faut en cerner clairement le but pour pouvoir établir les objectifs à atteindre. S’agit-il de prouver l’impact de l’enseigne, de présenter un nouveau produit, de mobiliser les collaborateurs ou d’attirer de nouveaux clients ? La vision se doit d’être assez claire.
Ainsi vous pourrez imaginer un contenu cohérent pour l’événement, fixer sa durée et sa date, songer à un lieu et démarrer une planification pertinente. Lorsqu’il s’agit d’un événement d’entreprise ou de marque par exemple, le but est généralement de valoriser leur image et de mettre en valeur leur savoir-faire.
En général, ce sont les contraintes budgétaires, et les particularités du projet qui orientent le choix d’un panel de prestataires potentiels. Et la planification en tant que telle comporte des aspects aussi divers que le choix des partenaires, la conception d’une identité graphique, l’organisation de l’animation, la stratégie marketing et autres.
Il faudra aussi veiller aux aspects pratiques, humains, financiers, ainsi qu’aux relations avec les administrations et les autorités. C’est à ce stade qu’il faut contacter les acteurs locaux, s’assurer de la disponibilité des fournisseurs et bien calibrer la communication en fonction de la cible et des objectifs.
Qu’il soit question d’une conférence ou d’un congrès, d’une session de teambuilding au sein d’un séminaire d’entreprise, d’un salon professionnel ou d’un lancement de produit, c’est en se basant sur les objectifs de l’événement que vous déciderez d’un cadre adapté à la nature des activités et au public cible.
Déployer une communication adaptée
Une fois fixée la date et les contacts pris avec les principaux prestataires, il faut mener une campagne pour séduire votre cible et assurer un certain écho à votre événement. C’est le moment de développer des éléments de communication tels que :
- des visuels et des spots ;
- des publications sur les réseaux sociaux ;
- des recours à des influenceurs ;
- une campagne médiatique, etc.
On communique avant, pendant, mais aussi après l’événement, pour maximiser l’impact de l’événement et préparer une prochaine édition.
Assurer la mise en place et le suivi de la logistique
Pour organiser et réussir la gestion d’un projet événementiel, il est essentiel de toujours se référer aux objectifs fixés avec le client et au brief qui a été retenu. En se basant sur ces lignes directrices, il vous sera bien plus aisé de conduire et de gérer avec précision les activités liées à votre projet.
En ce qui concerne la logistique, il sera surtout question de réserver un lieu innovant, de prendre en compte le transport et l’hébergement des invités, de s’assurer de la disponibilité du matériel technique indispensable et de penser à une animation adéquate pour garantir aux participants une expérience satisfaisante.
Il existe des solutions du type « logiciels de gestion de projet » qui facilitent l’organisation et la gestion de différents aspects d’un projet tels que le planning, le budget, la coordination des intervenants et des prestataires, etc.
Tout au long de la réalisation d’un projet événementiel, le chef de projet doit avoir un œil sur chacune des phases et des intervenants, mais aussi garder une vue globale sur la mise en œuvre du projet. C’est à lui qu’incombe la responsabilité de respecter les délais et le budget ainsi que diverses autres contraintes propres au secteur événementiel.
Faire un bilan
Il faut évaluer différents aspects de l’événement après coup. Cela se fait aussi bien avec le client qu’avec les prestataires et les fournisseurs. Un rapport à ce stade permet de juger les prestations avec les points positifs et négatifs relevés. Dans la gestion de votre projet événementiel, le ressenti des participants doit aussi être pris en compte pour fixer des axes d’améliorations pour l’avenir.
