Organiser un séminaire d’entreprise n’est pas une mince affaire ! Cet événement, quelle que soit sa forme, doit répondre à des attentes et à des objectifs bien déterminés.
Chaque type de séminaire vise des objectifs spécifiques, implique un public particulier et nécessite un mode d’organisation adapté. Bien élaborés, les séminaires représentent un investissement rentable pour les entreprises.
Tout d’abord, une question se pose : pourquoi organiser un séminaire et quels sont les différents objectifs escomptés ?
Pourquoi organiser un séminaire ?
Les séminaires d’entreprise ont pour but de répondre à divers objectifs :
- rassembler les collaborateurs dans un cadre de travail original,
- renforcer la cohésion des membres de l’entreprise,
- motiver et fédérer les équipes,
- susciter la réflexion et les échanges afin de trouver des solutions aux problèmes ou d’apporter une innovation aux stratégies en place,
- valoriser l’entraide et les compétences de chacun via des activités et des animations interactives,
- renforcer la culture d’entreprise et faciliter la communication entre collaborateurs,
- présenter la stratégie globale et réaffirmer les valeurs de l’entreprise avec l’ensemble des salariés…
Maintenant, pour organiser un séminaire, il faut savoir lequel on souhaite. Des séminaires de travail aux séminaires commerciaux, en passant par les séminaires de motivation ou de formation, il y en a pour toutes les envies. La réussite de chacun nécessite une approche particulière.
Comment organiser les divers types de séminaires ?
Les séminaires de travail
Dans un séminaire de travail, les personnes sont réunies pour réfléchir en équipe à un projet ou accomplir une mission pour leur entreprise. Cette formule rassemble, selon les cas, des membres d’un même service, des personnes de différents départements et parfois des personnes extérieures.
Le but est de brasser les compétences et les idées pour booster la synergie au sein de l’entreprise ou améliorer les connaissances sur un thème donné. Il s’agit d’une forme de séminaire plutôt studieuse bien qu’on prévoit de changer de contexte et d’intégrer des activités ludiques au programme.
En organisant un séminaire de travail, il faut s’arrimer à ses objectifs pour louer un site ayant la capacité et les équipements requis.
L’animation demeure le cœur de ce type d’événements. Les activités prévues doivent permettre d’installer un climat détendu et favoriser l’implication des participants.
Les séminaires d’intégration
Le but de l’organisation d’un séminaire d’intégration est de transmettre les valeurs et la philosophie de l’entreprise aux nouveaux arrivants. On y stimule la création de liens entre collaborateurs dans un contexte informel, afin de renforcer l’esprit d’équipe.
Il y a aussi, en arrière-plan, l’objectif de donner envie aux nouveaux de s’investir véritablement dans l’entreprise.
Dans ce type de séminaire, c’est l’animation qui rend les interactions fluides et fructueuses. Le côté ludique doit faciliter les rapprochements et aider la transmission d’idées.
On vise la cohésion et le désir de collaborer. On feint au moins d’oublier le travail pour favoriser l’interaction et les échanges lors des séances de jeux et des activités de team-building.
Les séminaires de formation
Ce sont des cadres de formation professionnelle, de transmission de connaissances, de compétences ou de nouvelles méthodes de travail. On y travaille à décupler les capacités et la productivité du personnel.
Ces séminaires peuvent être orientés spécifiquement vers un groupe d’employés, de chefs d’équipes ou de managers, néanmoins tout le personnel sera impliqué à une occasion ou à une autre.
Le but final d’organiser ce séminaire étant toujours d’améliorer la performance générale et la rentabilité de l’entreprise.
Voyons en détail comment réussir vos séminaires de formation ?
La planification
Il faut organiser chronologiquement la réalisation de chacun de vos objectifs. C’est un facteur d’efficacité décisif qui facilitera la phase de débriefing ou de bilan à l’issue de la manifestation.
Dans le même ordre d’idée, il faut définir quelles sont les ressources nécessaires pour atteindre les objectifs et les cibles visés.
Le déroulement
Il vous faut une programmation horaire détaillée du déroulement de votre séminaire. L’horaire d’ouverture, celui des interventions, des différentes activités, des pauses et des repas doit être connu et noté sur un document du type tableau de bord.
Même les inévitables temps de latence pour attribuer les salles ou laisser souffler les participants doivent être anticipés et programmés.
Le lieu
C’est votre thème qui oriente la décision sur le type de lieu. Par exemple, un environnement plein air est plutôt propice pour installer un climat détendu et mener des activités ludiques. Mais, pour favoriser des échanges de connaissances, il vous faut un espace de travail dont la capacité convient à votre public et qui soit équipé d’un mur de projection, d’un vidéoprojecteur et d’une sonorisation adaptée. Au besoin, l’organisateur du séminaire prévoit des pièces secondaires pour des travaux en commission restreinte.
Les animations
Ici tout dépend de la formule envisagée mais, dans tous les cas, même si le but de la manifestation est de travailler, il vous faut une bonne technique de divertissement. En effet, il serait judicieux de profiter du fait que les équipes soient réunies pour initier des activités ludiques fédératrices.
Organiser un séminaire de formation est l’occasion de faire monter en compétence des catégories entières du personnel. On y retrouve essentiellement des ateliers de travail et des conférences. Toutefois, il ne faut surtout pas oublier d’alterner des séquences de travail assidu avec des activités plus relax.
Rassembler l’équipe, apprendre et s’amuser dans un environnement différent, c’est la base d’un séminaire réussi. Il peut être utile de recourir à des spécialistes ou à une agence événementielle pour optimiser cet aspect de votre manifestation.
Les séminaires de motivation
Il faut savoir motiver le personnel pour doper l’implication des salariés et leur niveau d’efficience.
Le séminaire de motivation exploite le levier de l’aspect humain pour améliorer la performance d’une entreprise. Il sert à développer la cohésion et l’esprit d’équipe en valorisant chaque membre du personnel pendant des activités hors du contexte professionnel.
Pour resserrer les liens et désamorcer les conflits, on recourt à des activités sportives ou culturelles, des jeux de rôle ou même des défis culinaires. On exploite ces activités pour répondre à de réelles problématiques professionnelles. Ces séminaires peuvent être aussi l’occasion pour récompenser des collaborateurs.
Les séminaires de direction et les séminaires commerciaux
Le séminaire de direction s’adresse aux dirigeants ou responsables d’une entreprise. C’est le concept adéquat pour faire le bilan de la situation de l’entreprise et mener une réflexion stratégique. Au regard du résultat espéré dans l’avenir, on définit des objectifs et on prend des décisions.
Dans ce type de séminaire, le climat est souvent sérieux et il faut un minimum d’expérience et beaucoup d’anticipation pour bien l’organiser. On choisit souvent un lieu de standing élevé et une animation compatible avec des activités de réflexion.
Dans le séminaire commercial, on veut que la force de vente et le management commercial ressortent dopés et motivés pour déployer la stratégie commerciale de l’entreprise. C’est la performance sur le terrain de cette catégorie du personnel qui impacte le plus significativement les résultats commerciaux.
Il faut déjà garantir la présence des équipes commerciales et de toute la force de vente dans un lieu proposant des salles de conférence pour travailler et des espaces ludiques pour la détente. Puis, il faut sélectionner les intervenants avec soin, en alternant des séances plénières avec des séances de travail en petits groupes et des moments de détente pour promouvoir le réseautage.
