Planifier un événement c’est organiser chronologiquement une succession d’objectifs à atteindre. Cela demande, en amont, une étude minutieuse du projet d’événement et une réflexion globale sur les enjeux.
Les différentes étapes de réalisation et les ressources à mobiliser pour réussir votre manifestation, dépendent des échéances de vos objectifs successifs. Facteur crucial, la concrétisation de chaque objectif dans le temps doit être anticipée, planifiée, suivie et évaluée méthodiquement.
Pour commencer, maîtrisez le background de votre événement
Avant d’établir un quelconque planning événementiel, il faut avoir une vue globale sur l’historique ou le contexte de votre événement. Est-il question d’un événement périodique dont vous avez la prochaine édition à charge ou s’agit-il d’un nouveau projet que vous devez faire exister ?
Cette mise en relation de votre événement avec ses circonstances est un point de départ incontournable. L’histoire du projet et ses différentes implications (sociales, culturelles, géographiques et économiques) constituent un cadre dont vous ne pouvez faire abstraction pour le mener à bien.
Si des éditions précédentes ont eu lieu, il vous faut connaître les ressentis, avis et réactions qu’elles ont suscités. Et si vous devez faire éclore une initiative nouvelle, il vous faut ‘scanner’ les événements similaires créés par vos concurrents ou d’autres agences, pour savoir à quoi vous attendre et surtout ce que vous devez éviter de faire.
L’impact optimal de votre événement dépendra de la rigueur avec laquelle vous exécutez cette étude préliminaire et de la pertinence de votre vision d’ensemble. C’est de là qu’émergeront les premières lignes de votre checklist et les premières actions importantes que vous retiendrez.
Comment faire un planning événementiel ?
Un mode de planification assez efficient consiste à adopter un calendrier avec des délais définissant chacun un palier et une séquence spécifique.
Le premier palier : de 6 à 3 mois avant le jour J
Cet horizon convient pour commencer à faire un croquis de votre événement avec des options pour le lieu, la date, et la structure la plus adéquate de son contenu et de son déroulé. Vous établissez, ainsi, l’armature de votre projet en passant en revue ses paramètres de fond.
Mais, avant tout, il faut définir l’objectif de votre événement, ou en d’autres termes, le message que vous souhaitez véhiculer à vos convives.
- L’objectif et le message
“Un événement sans objectif, c’est comme un bateau sans cap.”
Plusieurs mois avant la date prévue, il faut clarifier le cœur, ou si vous préférez, la racine de votre événement. Formulé en une phrase, le pourquoi de votre événement dépend de son concept et du message qu’il doit transmettre à votre cible.
Fixez des objectifs S.M.A.R.T : spécifiques, mesurables, atteignables, réalistes (ou pertinents), timés.
Vos sous-objectifs doivent couvrir une nécessité de faire connaître votre événement et d’y faire adhérer votre cible pour garantir une participation optimale à votre manifestation.
- La date idéale
Choisir une date est intimement lié au type de l’événement et aux informations relatives aux divers projets des concurrents.
En effet, la nature de votre manifestation influence grandement sa date et, aussi, le nombre de participants à envisager. Un concert ne répond pas aux mêmes contraintes qu’un lancement de produit.
Et savoir ce qui est prévu dans la période que vous choisirez vous évitera d’entrer en concurrence directe avec un événement à la même date dans la même localité.
- Le concept
C’est la forme que vous donnerez à votre message. Le concept définit comment vous manifestez concrètement votre objectif et comment vous faites vivre votre message le jour J.
Spécifier votre concept doit prendre en compte la philosophie, l’objectif et l’image du commanditaire.
- Une projection budgétaire
En général, une agence de l’événementiel, ayant de l’expérience, possède des grilles pour estimer le budget d’un événement. Il faut prendre en compte le concept retenu, la cible et les objectifs.
Ne surtout pas bâcler cette évaluation du budget car elle aura une incidence massive sur la suite.
- Le public cible
Le pourquoi de votre événement laissera entrevoir son « pour qui ». L’événement est-il grand public ou adressé à des clients, aux employés, à des partenaires ou à la presse ?
Il faut l’établir clairement pour savoir comment articuler les autres paramètres. Votre stratégie gagnerait à segmenter votre cible pour mieux communiquer avec elle et mieux la prendre en charge le jour J sur le site.
Dans votre planning événementiel, songez aussi à commencer par booker vos intervenants.
- Le lieu
Dans cette séquence de votre planning, il faut commencer à démarcher des sites pour votre événement en considérant leur localisation, le concept retenu, le nombre des participants escompté et la date prévue.
Prenez soin de viser des salles ni trop grandes ni trop petites. Vérifiez que la salle ou l’espace retenus seront bien disponibles à la date de votre manifestation.
A partir de 3 mois avant le jour J, il faut commencer à avoir des garanties. Et la plus importante concerne le lieu de la manifestation. Votre réservation est-elle effective ?
En principe le lieu oriente la formulation détaillée de votre concept. Quelles sont les différentes possibilités qu’offre le site ? Pensez à visiter le lieu et vérifier sa configuration, son équipement et ses accès.
C’est aussi le moment de prendre en main les autorisations et obligations légales pour réaliser votre événement.
Le deuxième palier : de 3 mois à 3 semaines avant le jour J
C’est le moment de détailler encore le concept et de préciser vos besoins matériels et logistiques. En contact avec vos prestataires et fournisseurs, vous devez passer en revue vos besoins et les ressources à déployer.
-Répertorier vos besoins à chaque poste
C’est ici que vous devez définir précisément les besoins spécifiques de votre manifestation en accord avec son contenu exact. Vous pourrez commencer à demander des devis à deux ou trois prestataires, ou fournisseurs, pour chaque poste. On parle ici de son et lumière, de décoration, de service-traiteur, d’animateurs, de captation vidéo ou de diffusion de l’événement. En échangeant avec ces différents prestataires, vous établirez une liste des tâches à accomplir et des échéances à respecter.
-Etablir vos demandes logistiques et vos exigences techniques
Une succession de mises à jour et d’ajustements aura lieu au fil des interactions entre l’organisateur et les prestataires. Vous commencerez ainsi à roder votre système de coordination, et à cerner de plus en plus précisément les détails de votre manifestation.
Préparez un brief pour chaque prestataire en fonction des caractéristiques du lieu, de la date retenue et de vos exigences de qualité. Élaborez un échéancier ou un chronogramme pour étaler votre liste de tâches dans le temps pour chaque fournisseur. Planifiez, enfin, l’envoi des invitations.
Le dernier palier : à partir de 3 semaines jusqu’au jour J
Ici, il faut pratiquer un pilotage proactif de votre événement. Restez disponible et joignable. Vérifiez chaque aspect jusqu’au jour de l’événement et ne vous relâchez pas.
Même après l’événement, il faut planifier le reporting, le débriefing et la répercussion média.
