Réussir l’organisation d’un événement, qu’il soit un événement grand public ou un événement d’entreprise, c’est bien entendu maîtriser son déroulement mais c’est aussi et avant tout fournir à votre événement une portée maximale.
Pour cela, il faut penser et concevoir en amont la bonne stratégie de communication événementielle avec un choix de cible clair, une stratégie de promotion adaptée pour son événement et un message efficient.
5 conseils clés pour faire la promotion de votre événement
1. Pour commencer, quel type d’événement voulez-vous promouvoir ?
Il existe diverses manières pour promouvoir un événement et chaque type d’événement requiert un traitement spécifique. Un événement exclusif et quasi secret est attractif tout comme un événement médiatisé avec des invités assez prestigieux.
A vous de choisir une approche selon qu’il s’agisse :
- d’un team-building ;
- d’un salon professionnel ;
- d’un atelier, d’un séminaire, d’une conférence ou d’un congrès ;
- ou d’un lancement de produit.
Il faut bien fixer ses objectifs à cette étape car chaque format d’événement sollicite des ressources particulières.
Un organisateur d’événements professionnels ou une agence événementielle peut vous y aider mais cela représente un certain budget. Alors il faut anticiper et bien vous informer pour soutenir l’essor de l’événement, trouver un lieu captivant et réussir une animation originale.
2. Elaborez un tableau de bord écrit
A qui s’adresse votre événement et quelles sont les retombées que vous en attendez ? Commencez par écrire noir sur blanc, dans des termes clairs, la cible de l’événement, ses objectifs et les besoins qu’il suscite. C’est à partir de ce “schéma” que vous en viendrez à la conception des différents supports de communication promotionnelle en alliant méthodiquement le fond et la forme.
Il vous faut un synopsis, voire un résumé de quelques lignes où vous définissez le quoi (quel type d’événement), le pourquoi (quel est votre but et quels sont vos objectifs), le avec qui (quels sont les invités et quel est le profil des intervenants) et le comment (une projection du déroulé).
Sur cette base, vous développerez vos idées, en quelques paragraphes succincts, pour promouvoir de façon efficace votre événement. Plus ce résumé est clair et plus vous pourrez, dans votre propre esprit et auprès des divers intervenants, installer un message cohérent et des éléments de langage efficaces.
C’est ce tableau de bord qui va dicter la construction d’un storytelling fluide et engageant, adapté au public visé.
Les différents supports de communication que vous utiliserez (flyers, affiches, plaquettes de présentation, dépliants, mailing, réseaux sociaux, …) ne feront que décliner votre message pour atteindre un but ultime : que le public adhère à votre récit !
3. Définissez objectivement le public que vous ciblez
Préparer un événement c’est aussi circonscrire le public cible. Pour un événement d’entreprise, ce public peut être constitué de clients déjà acquis que vous souhaitez fidéliser, de prospects que vous souhaitez convertir, d’intervenants et de professionnels de votre secteur, de divers invités ayant de l’influence et de salariés concernés par le thème de l’événement.
Dans le cas d’une conférence, ce que vous visez c’est de créer un moment de dialogue et d’échange sur un thème. Votre cible est donc dictée par le thème et le profil du (ou des) conférencier(s). La mise en avant de votre conférence même doit s’adosser sur leur réputation et la pertinence du thème de la conférence pour capter des participants.
Les conférences mobilisent souvent des centaines de personnes, voire plusieurs milliers, qui sont déjà sensibilisées à la thématique de par leur profession ou leurs affinités.
Le congrès affiche souvent une envergure internationale, et là encore le profil des animateurs est un outil central dans la promotion de l’événement.
L’audience d’un séminaire, de motivation ou d’intégration, est souvent proche du milieu professionnel car il a un but d’enseignement et de partage d’expériences. Il faut alors intéresser un public interne à l’entreprise ou assez proche. Il en est de même pour le team building dont le but est de renforcer la cohésion et la motivation des équipes dans une entreprise.
Plus vos objectifs seront clairs, plus ils seront faciles à atteindre. Le but est aussi d’utiliser le prétexte de l’événement pour créer du réseau et des connexions avec des personnes pouvant vous être utiles à l’avenir. Vos invités doivent donc être des personnes influentes, visibles ou prestigieuses, des experts reconnus dans leur domaine.
4. Séduisez votre public avec des choix novateurs
Vous devez innover depuis l’identité visuelle de votre événement jusqu’aux modes de communication. Offrez à votre public cible des éléments surprenants qui captivent leur attention et imprègnent leur mémoire.
Vous pouvez concevoir une affiche ou un spot vidéo inventif, une carte d’invitation atypique ou un storytelling engageant pour vous rendre unique.
Faites de l’annonce de votre événement un événement en soi avec un élément original qui crée l’effet waouh. Il peut s’agir des intervenants, du thème ou du lieu, néanmoins racontez une histoire captivante à votre public, dès l’annonce de votre événement et donnez un aperçu des contenus de l’événement.
5. Choisissez le bon mode de promotion rendra votre événement attrayant et élargira sa visibilité
-Commencez à communiquer le plus tôt possible et de façon répétée.
Avant l’événement, faites des focus sur les invités, le thème, le lieu. Communiquez aussi pendant et surtout après son déroulement.
-Mettez à profit les réseaux sociaux stratégiquement les plus adaptés pour promouvoir votre événement. Le langage que vous tiendrez sur Facebook, ne sera pas le même sur Twitter ou Linkedin.
En boostant la visibilité de votre événement et en adoptant un positionnement adapté, vous encouragerez les interactions et augmenterez l’engagement des participants.
-Parlez de votre événement sur le site web et les réseaux de votre entreprise pour lui donner un cachet officiel. Sur chaque canal, affichez un message clair et original.
-Sachez impliquer les invités, les influenceurs, et les journalistes aussi bien que les salariés concernés. Chaque intervenant ou invité peut avoir un impact positif en relayant votre événement, surtout avec une information claire, courte et utile.
-Nous vivons dans une “société de l’image”, donc la publication de photos et de vidéos doit être systématique sur les réseaux choisis. Et il est aussi important d’interagir avec les personnes qui likent, commentent ou partagent votre événement.
-Vous pouvez retransmettre en streaming votre événement puis le publier sur votre site web pour un visionnage en différé. La somme de matériaux (photos, vidéos, audios) réunis pendant l’événement servira à prolonger son impact.
